Gdybyś został potrącony przez autobus, czy Twoja firma miałaby kłopoty?

W pracy jestem jedynym facetem od IT (zrób to wszystko i zrób to teraz typ faceta) przez ostatnie 10 lat. Gdybym kiedykolwiek został potrącony przez autobus, byliby kompletnie spieprzeni. Wspominałem o tym kilka razy osobom zarządzającym / prezydentowi, ale mnie ignorują. Szkoda dla nich.

Co mogę zrobić, aby złagodzić ich ból? (A może powinienem się tym przejmować?)

(Tak, powinna to być wiki społeczności, ale nie widzę pola wyboru ... może nie mam wystarczającej liczby przedstawicieli).

Dokumentuj, do diabła ze wszystkiego.

Ostatnio na Slashdot pojawił się wątek na temat tworzenia dokumentacji, który zainspirował mnie do napisania swoich przemyśleń na temat dokumentacji.

Moje kluczowe punkty to:

Zasada nr 1: Nigdy nie jest zrobione

Dokumentacja to ciągły wysiłek, który zawsze pozostaje w tyle za produkcją. Zmiany są dokonywane ad hoc, rzeczy są przenoszone, zaprzestane lub wprowadzane do użytku losowo. Dokumentacja nigdy nie nadrobi zaległości.

Musisz sprzedawać ludziom płacącym rachunki za wartość czasu (a więc i pieniędzy) na aktualizację bieżącej dokumentacji. Często te rozmowy przebiegają w następujący sposób: „pamiętasz, kiedy musiałem spędzić $ TIME, zastanawiając się, w jaki sposób $ THING zostało zepsute? Cóż, kiedy skończyłem, pojawiła się ta notatka technologiczna opisująca $ THING, dzięki czemu następny facet nie przyjdzie muszę to wszystko rozgryźć. ”

Musisz to zrobić, nawet jeśli nigdy nie skończysz.

Zasada nr 2: Jedyną rzeczą gorszą niż brak dokumentacji jest niewłaściwa dokumentacja

To bardziej truizm niż zasada. Dokumentacja może uświadomić ci, że coś jest w znanym stanie i że jeśli coś pójdzie nie tak, możesz zacząć od naprawy.

Ważne jest, aby uznać ten problem.

Zasada nr 3: Piszesz dokumentację dla swojego następcy

Szanse stanowią 95% wszystkiego, co robisz w dokumencie, do którego nigdy nie będziesz musiał się odwoływać. Dokumentacja to zbiór mądrości na przyszłość, a nie dla ciebie. Musisz więc założyć, że twoja publiczność niewiele wie lub nic o szczegółach tego, jak rzeczy wyglądają tak, jak są.

I będzie następca. Nie wiem o tobie, ale nie planuję pozostać w tych konkretnych środowiskach do końca życia. Możliwości przychodzą i odchodzą, a kiedy przychodzą, czasem idziesz. Ale życie toczy się za tobą i im płynniejsze możesz uczynić życie swojego następcy tym lepszym. W przeciwnym razie możesz mieć kolekcję byłych klientów, którzy po cichu mówią o tobie niepochlebne rzeczy. Chciałbym powiedzieć, że jest to tych samych 50 facetów pracujących w IT w Ottawie, ponieważ ciągle ich spotkasz. Pomaganie następcy może w przyszłości otworzyć dla ciebie drzwi.

Teraz do pewnego stopnia zawsze pojawia się „winić poprzedniego faceta”, gdy pojawiają się kłopoty. To część biznesu. Zrobiłem to sam. Ale kilkakrotnie, gdy wysadziłem poprzedniego faceta jako jakiegoś kretyna, nauczyłem się inaczej, że naprawdę miał swój wspólny akt i wiedziałem więcej o tym, co się działo w tym czasie.

Zasada 4: „Dlaczego” jest często ważniejsze niż „Jak”

Kiedy patrzymy na system, większość z nas zaczyna myśleć, dlaczego tak do cholery jest? Prawie zawsze istnieją bardzo konkretne powody, dla których dokonano wyboru konfiguracji. W tych okolicznościach „Dlaczego” dyktuje „Jak” i musisz upewnić się, że czytelnik rozumie konkretne problemy, które zostaną rozwiązane podczas badania pozostałości palenia po twoim rozwiązaniu.

Zasada 5: To musi być łatwe, inaczej nie zrobisz tego

Oznacza to, że musisz być bardzo świadomy swoich narzędzi, a także tych, którzy będą z nich korzystać.

Utrzymywanie aktualności musi być łatwe. Jeśli musisz podjąć jakikolwiek wysiłek, znajdziesz usprawiedliwienia, aby uniknąć robienia tego, kiedy najlepiej to zrobić, czyli natychmiast po zmianie.

Jeśli Twoje narzędzia nie są łatwe w użyciu dla innych, nie będą z nich korzystać. Może to być szczególnie paraliżujące w środowisku zespołowym, ponieważ im większa drużyna, tym bardziej prawdopodobne jest, że spotkasz członka zespołu, który nie lubi twojego wyboru narzędzi.

Osobiście lubię wiki dla dokumentów. Problem polega jednak na tym, że wiki nie wymusza na tobie struktury, więc struktura musi być narzucona z zewnątrz. To zawsze prowadzi gdzieś do konfliktu, ponieważ ktoś ma lepszy / inny pomysł.

W niektórych miejscach korzystałem z dokumentów Word i Visio „opublikowanych” do formatu PDF, przy czym „najnowszy” plik PDF uważany jest za autorytatywny. Jest to dobre, ponieważ masz wtedy kolekcję, którą możesz przekazać swojemu pracodawcy / następcy. Pliki PDF, jeśli są odpowiednio datowane, mogą zawierać historyczny zapis tego, co się wydarzyło, chociaż taki, który nie jest łatwy w nawigacji. Szkoda, że ​​nie lubię programu Word ani Visio i musiałem zrozumieć te narzędzia w celu skutecznego komunikowania pomysłów.

Mój obecny pracodawca bawi się pomysłami dokumentów Word w portalu Sharepoint. Musimy tylko zobaczyć, jak daleko się tam dostaniemy

Oczywiście, że powinieneś się tym przejmować. W końcu każda praca, którą warto wykonać, jest pracą, którą warto dobrze wykonać.

1.) Zostało już powiedziane, ale należy je powtórzyć w celu powtórzenia. Dokument, dokument, dokument. W razie potrzeby korzystaj z arkuszy kalkulacyjnych Excel, papieru, pióra i pergaminu. W razie potrzeby kilka tysięcy zeszytów z miodu pitnego, jak w filmie „Se7en”. Tak czy inaczej, ułóż to jasne, zwięzłe i łatwe do odczytania dla każdego, kto będzie musiał cię zastąpić, gdy zostaniesz uderzony przez meteor.

2.) Po rozpoczęciu dokumentowania wszystkiego powinieneś być w nastroju do pisania. Czas rozpocząć boczny projekt opisujący kilka ostatnich lat zmian dokonanych na serwerach. Zacznij budować proces zarządzania zmianami, ale przeprowadź go historycznie. Pamiętaj, aby pamiętać, jak często zmieniałeś te dyski na niektórych z tych wybrednych serwerów. Ile kosztują itp. Zapewniają one doskonałe parametry, na których i tak można polegać, nawet jeśli meteor tęskni za tobą i zamiast tego zabiera psa sąsiada.

3.) Wdrożenie systemu monitorowania, który monitoruje krytyczne awarie i wysyła je pocztą e-mail. Co to jest, mówisz? Masz już jeden? Słodkie! Teraz udokumentuj to. Jak to działa, co monitorujesz, dlaczego monitorujesz.

4.) Ponosisz odpowiedzialność za ponowne przekazanie go swoim typom zarządzania. I jeszcze raz i jeszcze raz. Tyle razy, ile możesz. Bądź uprzejmy. Szanujcie, ale przyjdźcie ponieść koszty dla firmy, jeśli ten meteor spadnie i zniknie.

Nie jest to obowiązek, który możesz zdmuchnąć, to etyczny wymóg twojej pracy i współdziałanie z pozycją, jaką zajmujesz jako przysłowiowy „stróż i strażnik kluczy do królestwa”.

Pomyśl o tym w ten sposób. Jeśli możesz tego uniknąć i zapomnieć o tym, i czujesz się dobrze, robiąc to, dlaczego nie przeczesujesz plików księgowych wynagrodzeń w firmie, aby zobaczyć, co i o ile więcej tych rodzajów zarządzania zarabiasz niż ty. Dlaczego nie wykorzystujesz poufnych danych korporacyjnych na własny użytek? Dlaczego nie czytasz e-maili ludzi?

Mówiąc najprościej (i mam nadzieję), że nie robicie tych rzeczy z powodu dobrego, solidnego poczucia moralności i etyki. Wiesz, całe dobro od złego rodzaju rzeczy. Wynika z tego, że jeśli tak, to wiesz, że Twoim obowiązkiem jest udokumentowanie i przygotowanie środków zaradczych w najgorszym przypadku.

To nieprzerwana wakacyjna wyprawa na Hawaje. :)

(To znaczy Sans meteor.)

Ostrożnie przechodź przez ulicę, rozejrzyj się w obie strony, upewnij się, że nie ma autobusów z Keanu Reeves i Sandrą Bullock w środku.

Jeśli chcesz obniżyć krzywą uczenia się dla swojego zamiennika, najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest napisanie dokumentacji konfiguracji i procesów. Być może najłatwiejszym sposobem na to jest skonfigurowanie systemu wiki i dodawanie go do niego. Niektóre z nich staną się nieaktualne, ale to, co nie jest, będzie bezcenne.

Wiele powyższych postów dotyczących znaczenia dokumentacji jest na miejscu, ale istnieje jeszcze jeden aspekt bycia „facetem” w pracy, na który chcesz uważać.

Jeśli jesteś jedyną osobą, która wie, jak obsługiwać wszystko, wakacje / urodzenia / sytuacje awaryjne są trudne w obsłudze i nigdy nie możesz awansować ani uczyć się innych stanowisk w firmie (jeśli Cię to interesuje). Jeśli nie jesteś w stanie się rozwijać, uczyć i poszerzać swoich umiejętności, możesz skończyć w pozycji, w której szukasz pracy, a twoje CV pokazuje, że spędziłeś 10 lat jako programista COBOL / FORTRAN lub Administrator systemu OS \ 2 / Novell / NT.

Wzrost i trening krzyżowy są ważne dla rozwoju jako administratora systemu. Zamiast być „facetem”, od którego zależy cała sieć, należy być „facetem”, który zawsze chce pokazać nowemu facetowi, co ma robić, i który zawsze jest zainteresowany poszerzeniem wiedzy o firmie.

Kluczem tutaj jest szczegółowa i kompletna dokumentacja. Jest to bardzo ważne nie tylko w przypadku, gdy jesteś obezwładniony, ale jeśli ma młodszą osobę i chcesz pojechać na wakacje (lub przejść na zielone pastwiska). Posiadanie odpowiednich dokumentów i referencji może być niezmiernie przydatne dla kogoś, kto przyspieszy działanie sieci.

Staram się BARDZO TWARDY, aby upewnić się, że nie mamy wiedzy SPoF, w tym mojej własnej. Takie podejście jest cenniejsze niż jakakolwiek wiedza lokalna, którą mógłbym zachować dla siebie.

Przejęłem to stanowisko (Sys Admin / Lead Dev) od faceta, który miał swój własny specyficzny sposób robienia wszystkiego. Wszystkie 17 serwerów są nieco inne. Jest tu tak wiele procedur i ręcznego rozwiązywania problemów i prawie żadna z nich nie została udokumentowana (dokumentacja w zasadzie zawierała wyjaśnienie każdego serwera i jego roli w jednym wierszu). To zmusiło mnie do ponownej oceny wielu procesów w biurze. Za każdym razem, gdy czegoś się uczę, jest dodawany do wiki. Przekazuję również trochę pracy serwera innym programistom, aby mogli przynajmniej dowiedzieć się minimalnych informacji o małych zadaniach.

Pisanie dokumentacji jest do kitu, ale zastanów się, jak by to było wejść na swoje stanowisko bez żadnego.

Dokumentacja to ogromna sprawa. Tam, gdzie jestem, mam odwrotny problem, ponieważ tak naprawdę niedawno wprowadziliśmy nowy system śledzenia zamówień / zamówień (jesteśmy firmą zajmującą się grawerowaniem i promocją) i mam problem z zachęcaniem ludzi do pisania w system informacje o dostosowaniu. Głównie ludzie niskiego poziomu, ponieważ menedżer będzie to robił na jej zamówienia, ponieważ robiła to na wszystkich zamówieniach, umieszczając je w bazie danych BARDZO STAREJ. Tak bardzo chcę przejść na wersję elektroniczną i jest to całkowicie możliwe w naszej firmie, ale po prostu nie mogę zmusić ludzi do wpisania informacji o zleceniu pracy, do cholery.

Więc nie przestawaj uzyskiwać autoryzacji. Lub jeśli czujesz się dobrze, zrób to we własnym czasie. To może być dobra rzecz dla twojej przyszłości w firmie, nie wspominając już o swoim następcy.

re: czy powinienem się tym przejmować?

O ile twoje biuro nie jest w 100% dysfunkcyjne, ludzie zauważą, że poprawiasz płynność pracy. Że dbasz o dobro firmy, a nie tylko blokujesz swoją „niezbędność”. Firma, która polega na tym, że nigdy nie opuszczasz / nie dostajesz lepszej oferty, nie działa zbyt dobrze. Czyjąś pracą jest zauważenie, że odmawiasz tego rodzaju firmie.

Osobiście Uwielbiam pracować z ludźmi, którzy dokumentują i chcę, aby praca, którą ukończyli, była samodzielna i nie wymagała ciągłego ich zaangażowania. Podczas dokumentowania i umieścić rzeczy już zrobione za ciebie, otworzyć więcej czasu na pracę nad projektami przyszłych.

Mamy w zasadzie tę samą sytuację. Dlatego reżyser zatrudnił mnie do dodania jeszcze jednego węzła wiedzy.

Ale szczerze mówiąc, to nie jest twoje miejsce do opieki. Zarządzanie ryzykiem polega na ocenie ryzyka i radzeniu sobie z nim.

Przekonałem się, że podejście Getting Things Done pomaga przełamać początkową barierę mentalną, uniemożliwiając prawidłowe dokumentowanie swojej pracy. Zamiast myśleć o dokumentacji jako o monolitycznym zadaniu, które uniemożliwi ci wykonywanie „prawdziwej” pracy, podziel ją na kawałki wielkości kęsa. Ilekroć natkniesz się na ciekawostkę, którą powinien znać twój następca, zapisz ją. Następnie zarezerwuj godzinę lub dwie co tydzień, aby przejrzeć, wyjaśnić i skategoryzować swoją wiedzę.

• Dokumentacja: Ważna
• Twoja cenna praca: nie tak ważna, jak myślisz

Nie dokumentuj. Nie dziel się wiedzą z innymi. Dokumentując rzeczy, stajesz się mniej wartościowy. Otrzymasz mniejszą wypłatę. Twój bonus będzie mniejszy. Twoje bezpieczeństwo pracy zostanie zmniejszone. Dlaczego miałbyś to zrobić?

Właściwa równowaga to taka, w której nie przeszkadza ci niepotrzebnie podczas snu lub wakacji. W przeciwnym razie zdewaluujesz się.