Jakie są najlepsze praktyki dotyczące struktury folderów biznesowych?

12

W przeszłości staraliśmy się mieć foldery działów (sprzedaż, marketing itp.) Na jednym udziale, a następnie dodawać foldery poniżej tych ad-hoc, gdy są potrzebne.

Jest trochę niechlujny - miałem za zadanie stworzyć „hierarchię folderów”.

Czy ktoś ma jakieś najlepsze praktyki dotyczące organizacji struktury folderów?

Używamy SBS2011 na bieżącym serwerze plików.

windows best-practices directory jidl
źródło
6
Jeśli jest jedna prawda, którą znalazłem w narzucaniu organizacji innym, to jest to, że urodzili się dziwkami i umrą w ten sposób, zanim je zmienię. W odpowiedzi mam udostępnione foldery działowe. W ramach tego tworzą wszystko, co chcą. Co miesiąc skrypt „czyści” folder, przenosząc wszystko, co nie zostało zmodyfikowane przez 6 miesięcy, do „starego” podfolderu. Dzięki temu foldery działów nie wymykają się całkowicie spod kontroli.
Chris S
Czy twój skrypt rozróżnia „datę dostępu” i „datę modyfikacji”?
jidl
Nie, ponieważ zbyt wiele rzeczy dotyka „daty dostępu”, nie jest to dokładna reprezentacja ostatniego otwarcia pliku.
Chris S

Odpowiedzi:

17

Czy ktoś ma jakieś najlepsze praktyki dotyczące organizacji struktury folderów?

Nie rób

Uwierz mi, nie chcesz mieć hierarchii folderów dla żadnego działu (może z wyjątkiem własnego). Nie wiesz, jakie są ich potrzeby, nie masz wiedzy ani doświadczenia innych działów, aby dokonywać dobrych wyborów, i nie chcesz być woźnym w firmie.

A jeśli uważasz, że robią z tego bałagan, to nic w porównaniu z bałaganem, jaki zrobisz z rzeczy. Wiem, że mówisz, że masz za zadanie to zrobić, ale najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla siebie, jest szybkie usunięcie tego z zadania. Jest to przykład porażki - bez względu na to, jak to zrobisz, ktoś będzie miał z tym problem i narzeka na ciebie lub z tego powodu.

Najlepszą praktyką jest dosłownie „[szef działu], oto twoja część działu. Odpowiadasz za strukturę i uprawnienia poniżej tego poziomu. Ustaw ją tak, aby najlepiej odpowiadała Twoim potrzebom”.

Beznadziejny
źródło
Świetna odpowiedź, ale nie wygląda jasno na jeden naprawdę duży problem. Wiele organizacji, z którymi miałem do czynienia, nie może się zgodzić, czy pozwolenie powinno być na tym poziomie i poniżej lub poniżej tego poziomu . To krytyczna decyzja, którą muszą podjąć ludzie z literą C w swoich tytułach.
Tim Brigham
1
@TimBrigham Szczegół pozostawiam komuś innemu, gdzie to możliwe. Udostępnij daje wszystkim w dziale uprawnienia, a jeśli chcą różnych uprawnień do folderów poniżej, mogą je skonfigurować samodzielnie. Bycie woźnym uprawnieniami w skomplikowanej hierarchii folderów wcale nie jest lepsze od bycia woźnym plików.
HopelessN00b
2

Nie ma „jednego rozmiaru dla wszystkich”, ale zalecałbym, aby ludzie utrzymywali rzeczy możliwie jak najbliżej wszechświata fizycznego. Kiedy widzę osobę z 10-poziomową hierarchią folderów, wiem, że nie mają pojęcia, jakie pliki mają i nigdy niczego nie znajdują.

W „prawdziwym życiu” masz:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Tak zachowaj w plikach komputerowych. Zagnieżdżanie nie więcej niż 3-4 folderów.

W zależności od rodzaju plików kategorie są albo według daty, albo według tematu. Nazwy plików miałyby nazwy rrrr-mm-dd-subjectoffile.ext.

ETL
źródło
2
Nie miałem szczęścia, aby użytkownicy przestrzegali protokołu nazewnictwa plików. Pomyślałem o dość płaskiej strukturze, a następnie o korzystaniu z tagów w celu skutecznego wyszukiwania - czy ktoś miał jakieś szczęście z takim podejściem?
jidl