Jakiego rodzaju systemu zarządzania czasem używasz?

Administratorzy systemu i sieci to zazwyczaj bardzo zapracowani ludzie. Żonglowanie projektami, spotkaniami, biletami na wsparcie i ustnymi prośbami od ludzi na korytarzach może zrobić prawdziwy bałagan. W przeszłości omawialiśmy tutaj niektóre systemy śledzenia żądań , ale jakich innych metod lub narzędzi używasz do zarządzania czasem, aby być bardziej efektywnym?

Książka Thomasa Limoncelli, Zarządzanie czasem dla administratorów systemu , ma kilka świetnych pomysłów, ale co działa, a co nie działa w prawdziwym świecie?

Robienie rzeczy .

Dobre wykorzystanie systemu biletów.

Dobre wykorzystanie obszernej dokumentacji (wiki) na temat konfiguracji systemu, sieci itp., Która jest zawsze aktualna (więc nigdy nie muszę niczego badać)

-Adam

Interfejs wiersza poleceń Todo.txt (CLI) - wieloplatformowy, przyszłościowy, działa przez SSH. Czego chcieć więcej?

System, z którego korzystam, to Getting Things Done , wspomniany powyżej. Uważam również, że zarządzanie czasem dla administratorów systemu (również wspomniane powyżej) jest bardzo cenne.

Najbardziej podobało mi się w GTD, jak agnostycznie dotyczyło twojego „systemu”. Może być papierowy, elektroniczny, cokolwiek. Jak długo to działa, kogo to obchodzi?

Zacząłem od używania kart indeksowych przyklejonych spinaczem, który wszędzie nosiłem. Każda karta indeksowa miała inny kontekst GTD. Prawdopodobnie to właśnie trzymało mnie najbliżej zasad GTD. Potem przez jakiś czas korzystałem z OmniFocus, brałem nawet udział w publicznej wersji beta i otrzymałem naprawdę tani egzemplarz. Ale uznałem to za zbyt skomplikowane. (i właśnie otworzyłem go w zeszłym tygodniu i zamknąłem ponownie prawie tak szybko, tylko ze strachu!) Ponadto nie podoba mi się, że pobierają 25 USD za wersję na iPhone'a, tak jakby 70 USD za OmniFocus nie było już oburzające. Następnie użyłem zwykłego pliku tekstowego, który pozostawałem otwarty w vimie przez cały dzień. Prawdopodobnie mój najlepszy system do tej pory, ale nie był zbyt przenośny. Więc przeniosłem plik tekstowy na wiki i planowałem użyć rozszerzenia w Firefoksie, aby umożliwić mi otwarcie go w vimie,

Teraz używam Things for Mac . Na razie w porządku. To jest bardzo proste. Prawdopodobnie jego najlepszą cechą jest kategoria „Dzisiaj”, w której umieszczasz rzeczy, które chcesz zrobić dzisiaj. To nie jest bardzo GTD, ale działa dla mnie. Największym problemem związanym z rzeczami jest to, że zbyt łatwo jest stracić kontrolę nad zadaniami. Czy to jest wymienione poniżej? Planowy? Pewnego dnia? Projektowanie? Dlaczego kolejne działania w projektach nie pojawiają się w obszarach odpowiedzialności? Istnieje wiele niedociągnięć i chciałbym, aby miał możliwość tworzenia własnych niestandardowych widoków, jak w OmniFocus. Mimo to kupiłem licencję i prawdopodobnie wkrótce kupię wersję iPoda touch. To nie jest idealne, ale pomaga mi utrzymać porządek, co, jak sądzę, jest jedyną rzeczą, która naprawdę ma znaczenie.

Jeśli nie jesteś zespołem jednoosobowym, posiadanie roty wsparcia jest koniecznością. Nie można nie docenić korzyści płynących z kierowania pytań pomocniczych na inną osobę przez tydzień; pozwala ci skupić się na średnio- i długoterminowych rzeczach, które w przeciwnym razie ulegają opóźnieniu.

Jeśli chodzi o zarządzanie czasem / zadaniami, mam 3 listy:

• @desk : są to rzeczy, które muszę podjąć;
• @ czekam : rzeczy, na które czekam na kogoś innego;
• @ somestage : rzeczy na deszczowy dzień, które byłyby fajne naprawić / dostać się, gdy tylko jest wolna chwila.

Lista @desk jest dalej sortowana według terminu, z pilniejszymi sprawami na górze.

Ponadto lista @somestage jest zaskakująco katharsis; Fajnie jest mieć gdzieś spisać rzeczy, które naprawdę naprawdę Cię wkurzą, ale nie możesz usprawiedliwić spędzenia czasu na naprawę, ponieważ nie ma to wpływu na usługi.

Kilka ogólnych wskazówek dotyczących nawyków pracy, które, choć nie dotyczą bezpośrednio zarządzania czasem, prawdopodobnie pozwolą Ci zaoszczędzić czas na dłuższą metę:

1. Nigdy nie pozostawiaj rzeczy w połowie naprawionych. Jeśli coś się zepsuło i wprowadziłeś tymczasową poprawkę, uzyskaj stałą poprawkę w pierwszym dostępnym oknie. W przeciwnym razie włamanie pozostanie wystarczająco długo, aby znaleźć się na liście „@somestage”.
2. Ilekroć dokonujesz zmiany, zawsze upewnij się, że odzwierciedlasz ją w dokumentacji. Gdy tylko dokument nie odzwierciedla środowiska produkcyjnego, staje się gorszy niż bezużyteczny i powoduje kłopoty później.

Używamy oprogramowania AdvenNet ManageEngine dla całego działu IT. Jest to doskonałe narzędzie do przesyłania i śledzenia zgłoszeń, zasobów i bazy wiedzy.

Kiedy użytkownik zatrzymuje mnie na korytarzu, szczerze daję mu znać, że zapomnę, zanim wrócę do swojego biurka, więc prześlij bilet. Bilety te mogą śledzić postęp, czas itp., A użytkownicy mogą się w nich zameldować w dowolnym momencie.

Sprawdź, to świetne narzędzie.

Osobiście używam kombinacji systemu biletowego ( Request Tracker ) i mojego kalendarza Outlook. Pracuję w systemie biletowym w przypadku biletów typu „Napraw je teraz”, ale w przypadku większych problemów, które wymagają wielu okresów pracy, planuję je w moim kalendarzu perspektyw. Po prostu przeciągam kartę lub pasek adresu i upuszczam w kalendarzu. Zostawiam przypomnienia ustawione tak, aby przypominały mi 0 minut przed terminem, więc wiem, kiedy zmienić zadania. Jeśli coś mi przeszkadza (i zdarza się to często) lub jeśli zadanie wymaga więcej czasu, po prostu przeciągam i moje zadania odpowiednio w kalendarzu.

Podoba mi się pomysł, aby jedna osoba poradziła sobie z przerwami, podczas gdy druga osoba ma „fortecę samotności”, aby skoncentrować się na ważnych, ale nie pilnych sprawach. Następnie przełączanie pozycji później w ciągu dnia. Niestety przez większość czasu jestem wystawą jednoosobową i nie mam drzwi do mojego biura, więc dostaję mnóstwo wpadek.

Używam własnej hybrydy GTD (patrz odpowiedź Adama ) i Linenbergersa „Total Workday Control” ( patrz poniżej ).

IMHO, klucze to:
1 - Rozpoznaj, że nie możesz kontrolować czasu, możesz kontrolować tylko zadania. Największą wartością każdego systemu jest określenie najlepszej rzeczy do zrobienia w następnej kolejności.

2- Jedno miejsce do zebrania wszystkich zadań, projektów, następnych działań. Korzystam z zadań programu Outlook ze złączami do ToodleDo na moim iPhonie.

3- Regularny przegląd zadań, projektów, następnych działań itp. Robię to co tydzień.

4- Dyscyplina. Dyscyplina korzystania z systemu w celu znalezienia następnego zadania, dyscyplina wprowadzania wszystkiego do systemu oraz dyscyplina w celu zminimalizowania zakłóceń i rozproszeń (np. ServerFault!).

Uwaga na temat TWC. Nie dowiązałem, ponieważ wersja, której używam, nie jest już aktualna. Przeczytałem wersję 1 jego książki „Total Workday Control using Microsoft Outlook”. Zaktualizował go (wersja 2) do „Zarządzaj swoim teraz”, czego jeszcze nie rozgryzłem.

Używam Remember the Milk . Może łączyć się z programem Outlook. Ma 3 poziomy priorytetu, można go łączyć z innymi ludźmi, pozwala używać zakładek do grupowania elementów oraz pozwala na używanie tagów. Jeśli masz urządzenie Blackberry lub inne urządzenie mobilne, istnieją klienci, którzy utrzymają synchronizację RTM i listy zadań. Więc jeśli masz konwój na korytarzu i pojawi się todo, możesz wpisać je w telefonie. Następnie pojawia się w skrzynce odbiorczej przy następnym wejściu na stronę internetową (zazwyczaj mam go na ekranie). Możesz wykonywać powtarzające się zadania itp.

Przejdź do Menedżera-narzędzi i znajdź ich podcasty w Zarządzaniu kalendarzem. Nie możesz zarządzać czasem, nie reaguje dobrze na próby jego przyspieszenia lub spowolnienia, a tak naprawdę jest tak wiele godzin w ciągu dnia.

Używam systemu zgłoszeń zarówno do naprawy teraz, jak i do zadań opartych na projektach. Do zadań powtarzających się i zadań pośrednich używam programu Outlook.

Przechwytywanie danych: potrzebujesz sposobu na przechwytywanie żądań, pomysłów, wymagań itp., Gdy nie ma Cię przy biurku. Wyszedłem i dostałem notatnik MoleSkin, jego około 4 "x6" i czarny, więc wygląda wystarczająco dobrze, aby zabrać go do pokoju zarządu. Każdego poniedziałku drukuję mój kalendarz programu Outlook, składam go tak, aby pasował i wsuwam na stronę, na której jestem. w ciągu tygodnia zaktualizuję kopię papierową i program Outlook.

Jeśli korzystasz z komputera Mac, OmniFocus jest świetny do zarządzania wieloma projektami i zadaniami związanymi z zadaniami. Jest dość prosty w użyciu i implementuje niektóre zasady Pierwsze Rzeczy Wykonane , ale nie zmusza cię do tego.

Chociaż wypróbowałem metodę Total Workday Control wymienioną gdzie indziej, nigdy nie byłem w stanie sprawić, aby działała dobrze w moim przepływie pracy. Miałem DUŻO więcej szczęścia (i zdecydowanie polecam) Odbierz swoje życie Sally McGhee, która zasadniczo przyjmuje zasady Davida Allena w Getting Things Done i stosuje je w szczególności w Outlooku (gdzie spędzam większość mojego dnia). Chociaż obecnie spadłem z wozu, to jest jedyny raz, kiedy miałem skrzynkę odbiorczą z przedmiotami ZERO (i tak utrzymywałem przez wiele miesięcy). MOCNIE polecam (i ... robiąc notatkę, aby ponownie przeczytać książkę sam :).