Jaki jest sens wykresu Gantta i czy mi pomoże? [Zamknięte]

Mój (nietechniczny) kolega zagroził mi mapą Gantta dla nowego projektu, który obecnie planujemy. Co to może nam zapewnić i czy będzie to pomocne narzędzie?

Jak mówi Wikipedia, wykres Gannta jest rodzajem wykresu słupkowego (częściej „typu linii”), który pomaga w planowaniu projektu. Często rysowany jest ręcznie na ścianie na dużym (naprawdę dużym) kawałku papieru, ponieważ można go łatwo zmodyfikować w tym formacie.

Jest to bardzo prosty rodzaj narzędzia planowania; możesz go wytworzyć w programie Excel lub innym równoważnym; i raczej skuteczne, o ile można z grubsza oszacować czas wymagany dla niektórych faz projektu. Jeśli wystąpi opóźnienie - nie ma problemu - jedna linia zostaje przedłużona, pozostałe pozostają takie same i masz nową datę zakończenia projektu.
Widoczne są na siebie nakładające się fazy (pod względem czasowym), równie łatwo jak zależności rozpoczęcia jednej fazy od końca drugiej.

to naprawdę wszystko.

Oczywiście problem z Ganntem (lub „planem czasowym”, jak to zwykle się nazywa w mojej części świata) polega na tym, że na początku projektu wszystko jest ładnie narysowane na ścianie, z entuzjazmem i szczęśliwy, ... wtedy pojawia się jedno opóźnienie, a ty zmieniasz to na wykresie, i wciąż czujesz się szczęśliwy ... wtedy pojawia się kolejne opóźnienie, rysujesz je ponownie i nadal czujesz się całkiem dobrze ... Występuje 100x opóźnień ... czujesz się jak _______ (ocenzurowany).

Oznacza to, że jest to dobre narzędzie do planowania projektu, jeśli faktycznie dotrzymujesz tych krótkich terminów. Przestań marnować tutaj czas i zabierz się do pracy!

Dobrze opracowana i utrzymana tabela Gantta może być doskonałym narzędziem. Główne korzyści to pokazanie, które zadania zależą od innych zadań, przewidywanie, w jaki sposób opóźnienia mogą wpłynąć na projekt, oraz wyróżnianie straconych godzin, ponieważ czekałeś na coś innego.

W przeszłości z powodzeniem korzystałem z wykresów Gantta do zarządzania projektami oprogramowania. Widziałem także ludzi porzucających ich z frustracją.

Każde narzędzie do zarządzania projektem jest przydatne tylko wtedy, gdy odpowiada na pytania, które ktoś faktycznie zadaje. W moim przypadku ciągle zadawano mi dwa pytania i moja tabela Gantta mogła na nie odpowiedzieć:

• Mój menedżer: kiedy oprogramowanie będzie w stanie do wysyłki?
• Deweloper: Skończyłem zadanie, które mi przypisałeś. Jakie zadanie mi teraz powierzasz?

Jakie czynniki są wymagane, aby wykres Gantta był przydatny?

Wielu członków zespołu

To powinno być oczywiste. Jeśli jest tylko jeden członek zespołu, wystarczy lista zadań w jednej kolumnie. Zrobisz to tylko jeden po drugim.

Znajomość zadań

Wydaje się to kolejnym oczywistym stwierdzeniem, ale zdziwiłbyś się, ile projektów oprogramowania nie jest wystarczająco dobrze zdefiniowanych, aby można je było podzielić na zadania. Będziesz naprawdę potrzebował wstępnej specyfikacji i pewnego stopnia wstępnego projektu. W niektórych zwinnych / ekstremalnych metodologiach nie można było użyć wykresu Gantta, ponieważ nie wiadomo, jakie zadania będą wykonywane w następnej 3-tygodniowej iteracji.

Czas i motywacja do utrzymania mapy

Ktoś musi poświęcić czas na utrzymanie tego. Zbyt często ktoś spędza dni na tworzeniu szczegółowej tabeli Gantta, a następnie ją zaniedbuje. Może wyjmie to miesiąc później, śmiej się nerwowo i wyrzuci, nigdy więcej o tym nie rozmawiając.

Gdy masz już zadania i najlepsze prognozy, umieszczasz je na wykresie. A kiedy pierwsze zadanie zostanie zakończone, musisz zaznaczyć to na wykresie, a następnie potrząsać wszystkimi innymi zadaniami, aby zrekompensować to, że oszacowanie było błędne. A dwa dni później robisz to ponownie. A potem jeszcze dwa dni później. I oczywiście, gdy okaże się, że coś zapomniałeś lub pojawia się defekt, musisz umieścić nowe zadania na wykresie.

Może to zabrzmieć jak znaczące zobowiązanie dotyczące bieżącego czasu i masz rację. Skąd motywacja do tego?

Ktoś naprawdę dba o wyniki

Czasy, w których z powodzeniem korzystałem z wykresu Gantta, były miejscem cotygodniowych spotkań zarządzania projektami. Kierownik chodził po pokoju, prosząc każdego lidera zespołu o określenie terminu realizacji projektu. Jeśli projekt był opóźniony, zasoby zostałyby ponownie przydzielone. Przez pierwsze dwa spotkania wyjąkałem, że tak naprawdę nie wiem, kiedy to się odbędzie, i wymyśliłem niejasne „za trzy miesiące”. Zawstydzenie spowodowało, że zmieniłem strategię i do cholery upewniłem się, że mam wykres Gantta, który był aktualny i dokładny przed każdym spotkaniem.

Efektem ubocznym było to, że mój projekt był lepiej zorganizowany i bardziej wydajny, a członkowie mojego zespołu bardziej zmotywowani.

Żaden pojedynczy wynalazek nie zasługuje na większe uznanie za uczynienie planowania projektu tak niepopularnym, jak jest dzisiaj, niż Tracking Gantts. Śledzenie Ganttów powinno być nie tylko uważane za szkodliwe - należy je uważać za złe. Dlatego.

Powód 1: Ich motywacja

Śledzenie Gantts pozwala zobaczyć, na każdym etapie twojego planu, jak długo myślisz, że to zajmie i jak długo to faktycznie trwa. Dowiadujesz się, każdego dnia i na spotkaniu o statusie, że faza X miała rozpocząć się w marcu, ale najwyraźniej nie rozpocznie się do maja. Niesamowite. Już podczas wstępnego planowania wiedziałeś, że plan będzie musiał się zmieniać w miarę postępu projektu. Pojawiają się nowe informacje. Ludzie i zasoby są nieprzewidywalne itp. Dlaczego więc ważne jest, aby na każdym spotkaniu o statusie stale przypominać, jak słabo twe wczesne przewidywania w prawdziwym życiu?

Powód 2: Zmuszają cię do przestrzegania pierwotnego planu

Sam pomysł śledzenia wykresu Gantta projektu oznacza, że ​​zamiast skupiać się na ciągłym dostosowywaniu planu pracy w oparciu o nowe informacje, wybierasz trzymanie się przestarzałego planu tylko dlatego, że pozwala wskazać palcami i podkreślić błędne przewidywania, które były nieunikniony wynik ogromnej niepewności, którą pociąga za sobą wczesna faza planowania projektu. W końcu nie możesz śledzić Gantta, jeśli pozwolisz na radykalną zmianę planu, prawda? Musi mieć ten sam ogólny kształt i składać się z tych samych kroków, w przeciwnym razie nie ma nic do śledzenia ... Boneheaded trzymanie się planów jest głównym powodem, dla którego „Waterfall” jest obecnie uważany za pejoratywny termin. Planowanie z wyprzedzeniem jest mylone z trzymaniem się pierwotnego planu.

Powód 3: Nic Cię nie uczą

To nie tak, że opóźnienie w tym projekcie faktycznie zmieni sposób, w jaki planujesz następny projekt, chyba że projekty, które planujesz, są przewidywalnie podobne i powtarzalne. W końcu właśnie do tego początkowo wykorzystywano Gantta - planowanie pracy na fabrycznych liniach produkcyjnych, gdzie zadania są bardzo dobrze określone, a ich czas trwania jest niezwykle przewidywalny.

Wartość dodana przez śledzenie do wykresu Gantta opracowywania oprogramowania wynosi zero. Prawdopodobnie nawet mniej niż zero. Nie tylko nie ma znaczenia przeszłe szacunki dla nowych projektów, ale złudzenie, że można z czasem poprawić zdolność szacowania poprzez retrospekcję, jest niebezpieczne. Jasne, student CS może naprawdę nie wiedzieć, że integracja zajmuje dużo czasu w prawdziwym życiu. Ale każdy, kto w życiu był zaangażowany w więcej niż dwa projekty, jest już świadomy zwykłych podejrzanych o opóźnione projekty. Prawdziwym powodem opóźnień projektów nie jest jakiś matematyczny współczynnik błędu, który należy zastosować do szacunków w ogólności - to nieodłączna niepewność związana z robieniem czegoś po raz pierwszy i nieznajomością, jak to się potoczy.

Istnieją systemy zarządzania projektami, które próbują zaatakować problem z tego błędnego punktu widzenia. Mierzą twoje prognozy w porównaniu z rzeczywistą wydajnością i próbują skorygować twoje ogólne oszacowanie za pomocą analizy statystycznej. Tak jakby „Danny zawsze nie docenia wszystkiego o 14,3%”. Danny nie jest głupi, a założenie, że błąd jego przewidywań jest przewidywalny, jest rzeczywiście idiotyczne. Mylą prymitywne „lekarstwo” - dodając czynniki do twojego oszacowania - z przyczyną problemu. Twoje oszacowanie nie jest niedokładne, ponieważ nie zostało pomnożone przez „poprawny” współczynnik. Twój plan jest po prostu niepełny; a każdy plan jest na swój sposób niekompletny.

Powód 4: Skupiają uwagę na niewłaściwych rzeczach

Zamiast skupiać się na tym, co trzeba zrobić, aby dotrzymać terminów, teraz skupiasz się na uzasadnieniu swoich niedokładnych prognoz. Zamiast skupiać się na planowaniu bardziej szczegółowo i dostosowywać swój plan do nowych informacji, zmieniasz przestarzały plan. Projekty rzadko się opóźniają, ponieważ części planu pracy zostały niepoprawnie oszacowane. Opóźniają się, ponieważ mnóstwo rzeczy zostało po prostu pominiętych w pierwotnym planie. Śledzenie Gantts jeszcze bardziej go pogarsza, ponieważ jaką motywację musisz wprowadzić do swojego planu, aby uzyskać więcej szczegółów, jeśli wszystko okaże się źle ocenione na każdym zebraniu statusu? Sprawiają, że trzymasz się dużych, dających się śledzić kawałków pracy na wykresie Gantta. Zamiast skupiać się na adaptacji i podążaniu właściwą drogą,

Problemem jest również brak wystarczających narzędzi do zarządzania wystarczająco rozbudowanymi planami. Masz znacznie większą szansę na zbudowanie dobrego planu początkowego (i oszacowania), jeśli twoje narzędzia pozwalają ujawnić wszystkie często zaniedbywane kroki po drodze. Tradycyjne Gantty to zwierzęta o niskiej rozdzielczości, które są słusznie postrzegane przez twórców jako karykatury rzeczywistości zarządzania projektami. Potrzebne jest narzędzie, które ułatwia dodanie jak największej ilości informacji do planu pracy na najwcześniejszym etapie, a następnie sprawia, że ​​dostosowanie planu jest równie łatwe, jak mgła niepewności powoli znika z projektu. Ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, są nieustanne przypomnienia o niskiej rozdzielczości o twoich niedokładnych prognozach z przeszłości. Gantty śledzące są dobre do wskazywania palcami i zakrywania osłów, a nie do robienia rzeczy.

Oprogramowanie do wykresów Gantta pozwala analizować złożone zależności między sobą oraz przewidywać skutki przekroczeń i opóźnień.

Jednak w przypadku większości projektów oprogramowania istnieje niewiele wzajemnych zależności i danych zewnętrznych, więc kluczem do przewidywania jest wiedza, jakiego właściwego mnożnika użyć, gdy zespół oprogramowania mówi, że zajmie to 3 tygodnie.

Jak inni powiedzieli, wykres Gantta (powszechnie nieformalnie nazywany planem projektu) jest sposobem mapowania zadań i współzależności między tymi zadaniami, w celu ustalenia minimalnego całkowitego czasu, jaki upłynął dla projektu.

Z punktu widzenia zarządzania kluczowym wyjściem jest identyfikacja ścieżki krytycznej, czyli listy zadań, które jeśli są opóźnione, to opóźnia się projekt.

Bardzo prosty przykład - powiedzmy, że dwaj programiści pracują nad projektem z trzema zadaniami (moduł kodu A zajmuje jeden programator 10 dni, moduł kodu B zajmuje jeden programator 5 dni, a następnie integruje a i b zajmuje obu programistów 2 dni). Pierwsze dwa zadania (moduły kodujące A i B) będą realizowane równolegle, a celem jest wykonanie wszystkich trzech zadań, a tym samym zaprojektowanie ich w ciągu 12 dni.

W tym przypadku ścieżką krytyczną jest kodowanie modułu A, a następnie testowanie integracji. Kodowanie modułu B może faktycznie rozpocząć się o 5 dni z opóźnieniem (lub przedłużyć się o pięć dni) bez wpływu, ponieważ nawet jeśli skończy się na czas, moduł A zajmie to znacznie dłużej. Z drugiej strony, jeśli moduł kodujący A lub test integracji potknie się w dowolnym momencie, cały projekt prześlizgnie się.

Znajomość tego rodzaju rzeczy pomaga zrozumieć, jak wdrożyć zasoby i czy opóźnienie w realizacji określonego zadania może wpłynąć na cały projekt.

Czy są przydatne? Oczywiście tak, ale z jednym znaczącym zastrzeżeniem: tylko pod warunkiem, że informacje, które do nich trafiają, są dobre - to znaczy:

• lista zadań jest kompletna
• szacunki są dokładne
• zależności między zadaniami są kompleksowe i
• przedstawiciel zasobów zespołu i poprawnie zmapowany do zadania.

I stamtąd zespół musi pracować nad tabelą i wykonywać zadania we właściwej kolejności (nie robić czegoś bardziej interesującego niż przypisane zadanie, ponieważ może to potencjalnie opóźnić coś / kogoś innego w dół linii).

Jeśli zrobisz to wszystko, to tak, to naprawdę może ci pomóc, ale praca musi być z góry zaplanowana, aby zapewnić, że jest dokładna i realistyczna.

UWIELBIAM wykresy Gantta i jeśli Mac miałby lepszy wybór oprogramowania do ich tworzenia, korzystałbym z nich cały czas.

Dostrzeganie zależności jest ogromne. „Jeśli nie uda nam się wykonać części projektu wypełniania danych, nie można rozpocząć tworzenia ulepszeń whatsit”.

Jeśli twój projekt jest projektem oprogramowania, wykres Gantta nie będzie bardzo pomocny i będzie głównie stratą czasu. Nie są zaprojektowane z myślą o płynnej naturze tworzenia oprogramowania, tj.

• Zadania zwykle nie zależą od kolejności. Można to zrobić w dowolnej kolejności.
• Kolejność zadań może zmienić czas wymagany do ukończenia zadania.
• Zadania mogą odradzać inne zadania, np. Błędy

W rezultacie poświęcisz więcej czasu na aktualizację planu niż na pracę.

Po prostu zarządzaj swoimi wymaganiami, a wszystko inne zajmie się sobą.

YMMV