Poszukuję dobrej metodologii zarządzania skrzynką odbiorczą [zamknięte]

Dostaję kilkaset e-maili dziennie do pracy. Wiele z nich jest częścią rozmowy e-mail, która trwa kilka dni lub nawet tygodni, więc nie chcę ich po prostu usuwać, ponieważ w przyszłości będę potrzebować ich w celach informacyjnych. W konsekwencji mam w swojej skrzynce odbiorczej tysiące e-maili, z których większość nie jest już aktualna. Używam Thunderbirda, więc mam do dyspozycji kilka funkcji porządkowania, ale tak naprawdę potrzebuję dobrej, ogólnej metodologii zarządzania pocztą e-mail. Czy ktoś ma jakieś sugestie? Dzięki!

Połączenie różnych interpretacji strategii „zero skrzynki odbiorczej” w połączeniu z procesem Get Things Done ( GTD ).

1. Samodyscyplina : przeglądaj swoją skrzynkę odbiorczą tylko kilka razy dziennie - kiedy zaczynasz pracę, na krótko przed jej zakończeniem i kilka razy w międzyczasie.
2. Organizacja pliku pocztowego : Mają dwa „specjalne” foldery w pliku pocztowym: kosz i miękki kosz . Następnie spraw, aby foldery działały (i być może prywatne ) z różnymi podfolderami dla projektów / tematów.
3. Proces : za każdym razem, gdy otwierasz skrzynkę odbiorczą, postępuj ze wszystkimi wiadomościami, zaczynając od góry i kończąc, dopóki skrzynka odbiorcza nie wyniesie zero. W zależności od ilości wiadomości, iteracyjnie przeglądaj skrzynkę odbiorczą, aż będzie pusta.

Możliwe działania na pocztę to:

• usuń natychmiast do kosza skrzynki pocztowej (rzeczy, których zdecydowanie już nie potrzebujesz)
• przenieś do folderu miękkich śmieci (rzeczy, których możesz potrzebować w najbliższej przyszłości)
• przenieś do folderu koszyka (rzeczy, które chcesz zachować)
• przenieś do dedykowanego folderu poniżej folderów roboczych lub prywatnych (rzeczy, które chcesz zachować i są wystarczająco ważne)

Różnica między koszykiem a dedykowanymi folderami pod pracą

Spróbuj umieścić wszystko w koszyku i po prostu użyj funkcji wyszukiwania. Ale może są pewne tematy / projekty / problemy, które chcesz zgrupować razem i móc przeglądać w całości - więc umieść je w folderze o odpowiedniej nazwie.

Inną wskazówką dla folderu koszyka - w zależności od aplikacji pocztowej - jest użycie tagów do ulepszonych funkcji wyszukiwania.

Co zrobić z folderem miękkich śmieci

Regularnie usuwaj wiadomości e-mail z folderu miękkiego kosza , np. Wiadomości starsze niż 3 miesiące. To daje ci pewną liczbę zaległych wiadomości, gdy dowiadujesz się, że potrzebujesz tej poczty, którą usunąłeś 2 dni temu, b / c myślałeś, że nigdy więcej jej nie będziesz potrzebować ...

Bardzo podoba mi się strategia Inbox Zero . Oczywiście wymaga to trochę wysiłku, ale nie możesz oczekiwać łatwej obsługi poczty e-mail, prawda?

Inbox Zero to najlepsza odpowiedź, jak sugerował Manni . Po zakończeniu pracy sprawdź Getting Things Done: Sztuka bezstresowej produktywności (miękka)

Pomoże ci udoskonalić swoje nowe znalezione supermoce

Podsumowując proces GTD:

Podczas przetwarzania segmentu przestrzegany jest ścisły przepływ pracy:

• Zacznij od góry.
• Rozpatruj jeden przedmiot na raz.
• Nigdy nie wkładaj niczego z powrotem do „w”.
• Jeśli element wymaga akcji, wykonaj jedną z nich :
  • Zrób to (jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty)
  • Deleguj to
  • Odłóż to
• Jeśli element nie wymaga akcji, wykonaj jedną z nich :
  • Złóż go w celach informacyjnych
  • Wyrzuć to
  • Inkubuj to w celu ewentualnego działania później

Jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej niż dwie minuty, należy to zrobić natychmiast. Zasada dwóch minut jest wytyczną, obejmującą z grubsza czas potrzebny na formalne odroczenie akcji.

Zobacz artykuł w Wikipedii, aby uzyskać więcej.

Jest to trochę ekstremalne / niezorganizowane, ale czasami robię to (w gMail) „Zaznacz wszystko”, a następnie przejrzyj i odznacz ważne, a następnie kliknij „Archiwum”. To pozostawia tylko ważne rzeczy w Odebranych.

Mam o wiele więcej niepotrzebnych wiadomości e-mail, niż zdaję sobie sprawę, więc działa to naprawdę dobrze dla mnie.

Jak zawsze YMMV.

Przestałem organizować swoją pocztę, ponieważ czułem, że coś spieprzyłem i pozwalałem na gromadzenie e-maili, a potem po prostu nie mogłem znaleźć tego, czego szukałem, ponieważ nie wiedziałem, w którym folderze go umieszczam. Po co to jest warte, Korzystam z programu Outlook 2003 i codziennie otrzymuję mniej niż 30 wiadomości.

Oto co teraz robię:

1. Zainstalowałem Google Desktop, ponieważ pozwoli mi to przeszukiwać pocztę e-mail lepiej niż cokolwiek innego, co mogę znaleźć.
2. W skrzynce odbiorczej mam jeden miesiąc wiadomości e-mail. Następnie przenoszę go do osobnego archiwum.
3. Mam kilka folderów, z których korzystam, ale są one głównie przeznaczone do automatycznych wiadomości e-mail, które otrzymuję, i do wiadomości, do których często się odwołuję. Większość tych folderów ma skonfigurowaną regułę, która automatycznie umieszcza wiadomość e-mail w tym folderze i całkowicie pomija moją skrzynkę odbiorczą.

Powodzenia!