Jakie jest najlepsze rozwiązanie do archiwizacji dokumentów?

12

Szukam narzędzia, które pomoże mi (i moim współpracownikom) archiwizować dokumenty w sposób systematyczny (jak Zeitgeist, ale na stałe).

  1. Narzędzie musi wyczyścić stary dokument z komputerów stacjonarnych i przechowywać je na serwerze (tak automatycznie, jak to możliwe i spójne), może tylko z kilku lokalizacji (katalog dokumentów)
  2. Dokumenty będą przechowywane na tanich nośnikach przez wiele lat - może dysk twardy i system plików? Łatwy w utrzymaniu i zarządzaniu dla małej organizacji.
  3. Dokumenty muszą być łatwe do znalezienia i przywrócenia

Jednym z systematycznych sposobów może być struktura katalogów według roku, miesiąca, użytkownika lub użytkownika, roku, miesiąca. Zaletą jest to, że dokumenty można powiązać z projektem, dokumenty można przeszukiwać, a dokumentem może być także poczta, dyskusje na czacie nie tylko tradycyjnych dokumentów OpenOffice.

Jakieś pomysły?

software-recommendation document-management Anders Wallenquist
źródło
Nie sądzę, że jest to związane z Ubuntu.
Chris
1
Może tak być, jeśli pytający szuka rozwiązania do archiwizacji dokumentów opartego na systemie Linux - w szczególności Ubuntu. Nie wspomina o żadnym wymogu korzystania z systemu Windows.
Torben Gundtofte-Bruun
2
To ważne pytanie. Na stronie linuxappfinder.com/office/documentmanagement znajduje się lista narzędzi do zarządzania dokumentami dla systemu Linux. Jednym z wymagań, który powinien się wyróżniać, jest umiejętność rozumienia formatów takich jak PDF i ODT oraz automatycznego indeksowania ich, znajdowania duplikatów itp.
user4124
Mamy środowisko Ubuntu z klientami i serwerami Ubuntu, więc myślę, że jest to związane z Ubuntu. Znam kilka tradycyjnych systemów zarządzania dokumentami. Testowałem Knowledgeware, Alfresco, Drupal i OpenERP. Ale żaden z nich nie działa na pulpicie (i automatycznie archiwizuje dokumenty takie jak Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync i DropBox do tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji katalogów). Tradycyjnym DMS może być platforma pamięci w połączeniu z klientem, który wykonuje „porządki” i przenosi dokumenty, które są wystarczająco stare, aby archiwizować w pamięci.
Anders Wallenquist
Minusem DMS jako magazynu jest to, że szybko starzeje się w perspektywie archiwizacji. DMSes oferuje nowe wydania kilka razy w ciągu dekady i wymaga dużo miłości i pracy migracyjnej w porównaniu z prostym systemem plików. Może serwer plików + serwer indeksujący (np. Solr) i Zeitgeist na kliencie mogłyby wykonać tę pracę?
Anders Wallenquist

Odpowiedzi:

3

możesz poświęcić stary komputer (z dużymi nowymi dyskami twardymi) jako serwer kopii zapasowych i zainstalować BackupPC

  • Żadne oprogramowanie po stronie klienta nie jest potrzebne - wystarczy eksportować za pomocą katalogów kopii zapasowych NFS na klientach (na przykład / home / lub / home / nazwa użytkownika / pulpit itp.) Lub udostępniać foldery na stacjach Windows
  • Potężny internetowy interfejs użytkownika umożliwia administrowanie, przeglądanie plików dziennika, konfigurację
  • można zdefiniować rozszerzenia plików w celu dołączania / wykluczania plików
  • używa rsync do szybkiego tworzenia kopii zapasowych

osobno możesz zaimplementować wyszukiwanie w sieci na serwerze Linux za pomocą Xapian lub Omega

strumień
źródło
Czy mogę skonfigurować BackupPC do przenoszenia plików do archiwum? Zwykle kopia zapasowa jest odzwierciedleniem stanu wiązki plików. Chcę, aby proces archiwizowania plików z określonego wieku do magazynu plików.
Anders Wallenquist,
Xapian / omega brzmi interesująco. Myślę, że Drupal ma interfejs wyszukiwania Xapian i wyszukiwania aspektowego. Przejrzałem coś na temat Zeitgeist i wtyczki Xapian - czy jest to rozwiązanie do przeszukiwania centralnego archiwum w taki sam sposób, jak wyszukiwanie lokalne? Czy możliwe jest zachowanie uprawnień do odczytu i grup podczas indeksowania za pomocą Xapian? Czy rozszerzenie teamgeist dla Zeitgeist jest pewnego rodzaju serwerem indeksującym dla przedsiębiorstwa?
Anders Wallenquist
Poszukałem kombinacji BackupPC i Xapian i nic nie znalazłem. Wygląda na to, że BackupPC przechowuje skompresowane documemt, czy Xapian może zindeksować te skompresowane pliki?
Anders Wallenquist,
1

Możesz korzystać z usług przetwarzania w chmurze, takich jak Dropbox lub UbuntuOne

Radzę korzystać z Dropbox, możesz wybrać pomiędzy darmowym (2 GB + 8 zaproszeń innych osób) lub płatnym abonamentem (50 lub 100 GB).

Możesz udostępniać foldery innemu użytkownikowi Dropbox lub w trybie tylko do odczytu każdemu.

I przywróć usunięte pliki

Matteo Pagliazzi
źródło
Mam obawy dotyczące bezpieczeństwa, kosztów i pojemności przy korzystaniu z tego rodzaju usług. Na przykład oznacza to, że katalogi domowe wszystkich pracowników na wszystkich urządzeniach muszą mieć kilka TB. Ze względów bezpieczeństwa usługa w chmurze musi oferować szyfrowaną pamięć masową. Nie sądzę, aby Dropbox lub UbuntuOne mogły konkurować z tanimi dużymi dyskami pod względem opłacalności. Jeśli dysk lokalny nie stanowił problemu, rsync / backup-pc, wykona zadanie cofnięcie w czasie lub deja-dup na serwerze.
Anders Wallenquist,
0

Choć nie jest oparte na Ubuntu, muzeum, w którym pracuję, oceniło Archivistę . Jest to pakiet oprogramowania do przechowywania, katalogowania i indeksowania (oraz, jeśli to konieczne, skanowania i OCR) dokumentów, który jest dostępny jako (nieco niestandardowy) live CD o nazwie „ Archivista BOX ” (jest to oprogramowanie typu open source), ale firma sprzedaje głównie urządzenia z oprogramowaniem. Katalog zawiera interfejs WWW.

Twierdzą, że stosowane formaty są całkowicie otwarte, udokumentowane i dążą do długowieczności. Muszę jednak dodać, że osobiście nie oceniłem tego zbyt szczegółowo.

jstarek
źródło
Mój niemiecki jest trochę zardzewiały. Istnieje rozdział dotyczący archiwizacji archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Jaki jest ogólny pogląd na temat archiwów? Czy używają osobnego serwera indeksującego? Jeśli tak, to czy są jakieś połączenia z wyszukiwarkami na platformie Gnome? Wygląda na to, że konwertują dokumenty na pdf, a następnie przechowują je w serwerze plików (czy to poprawny odczyt?)
Anders Wallenquist
Wystarczy użyć archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - wszystkie strony wydają się być dostępne również w języku angielskim :-) Link do wyboru języka znajduje się w niebieskim polu menu po lewej stronie u dołu.
jstarek