Myślę, że zależy to od tego, ile informacji chcesz i jak formalnie chcesz je śledzić. Wygląda na to, że obecnie żadna z tych informacji nie jest nigdzie zapisana, co jest oczywiście pierwszym problemem. Ale umieszczenie informacji na temat rozwiązania, którego nie zamierzasz realizować, jest w najlepszym razie mniej niż optymalnym wykorzystaniem czasu. Musisz określić, które pomysły są wystarczająco rozwinięte, aby je zarejestrować. Jeśli masz spotkanie i na stole pojawi się kilkanaście pomysłów, ale połowa z nich jest prawie natychmiast odrzucana, czy chcesz zanotować, jakie były te pomysły i dlaczego zostały odrzucone? Jest to duży wysiłek w przypadku analizy, która była prawdopodobnie bardzo niskim poziomem, ale nadal są to decyzje projektowe.
Bardziej intuicyjne wydaje mi się robienie tego tylko w przypadku pomysłów, które osiągają etap faktycznej pracy nad nimi. W ten sposób masz już coś namacalnego, a to po prostu musi być zapisane w pliku projektu, co, mam nadzieję, jest już czymś, co już masz. Ponieważ ten system naprawdę będzie generował tylko materiały referencyjne dla przyszłych projektów, nie sądzę, że dobrym pomysłem byłoby stworzenie zupełnie nowego systemu do archiwizacji tych materiałów lub przeglądu istniejącego systemu. Znajdź sposób na zintegrowanie go z obecnym systemem zarządzania projektami.
Jedynym kluczem, który powinienem upewnić się, że masz, jest sposób klasyfikowania różnych projektów według ich kluczowych parametrów. Nie wiem dużo o twojej dziedzinie, ale zakładam, że istnieją pewne parametry projektowe, które musi spełnić każdy projekt (wielkość fizyczna, wydajność, rodzaj instalacji itp.). Upewnij się, że są one gdzieś łatwo widoczne, aby podczas rozpoczynania nowego projektu można było zidentyfikować stare projekty, które są podobne pod różnymi względami. Jeśli przechowujesz odrzucone pomysły w tych folderach, będziesz mógł przeanalizować ich użyteczność w bieżącym projekcie.
Chcę jednak ogólnie ostrzec o zbyt głębokim wchodzeniu w to. Ponownie pracuję w innej branży, w której projekty są znacznie krótsze i jako takie jest ich o wiele więcej, ale niektóre produkty istniały w jakiejś formie od dziesięcioleci i jest ich 15-20 wersji. Utrzymywanie historii zmian dla faktycznych zmian projektowych, które zostały wprowadzone, jest bardzo ważne. Wiedza o tym, co klient otrzymał w przeszłości, kiedy wprowadzono zmiany i dlaczego zostały wprowadzone, jest kluczem do tego, aby nie powtarzać przeszłych błędów i poprawnie obsługiwać stare projekty. Ale kiedy katalogujesz projekty, które nigdy nie zostały w pełni zrealizowane, dodajesz zbędne dane do podstawowych danych, a tylko tyle możesz posortować, zanim sprawy zaczną się gubić. Brzmi jak ty szukam zamiennika solidnej komunikacji i dobrego doświadczenia. Gdy projekty te zmieniają właściciela, zaangażowani inżynierowie muszą przekazać wszystkie istotne informacje. Rozumiem, że chcę się upewnić, że wiesz, co zostało wzięte pod uwagę, ale radzę ci uspokoić to pragnienie, aby nie zalać twoich rekordów niepotrzebnymi danymi.
Ta odpowiedź Trevora daje całkiem niezłą filozofię, ale chcę uzyskać więcej szczegółów.
Najpierw dowiedz się, dlaczego alternatywne zapisy nie są przechowywane. Najprawdopodobniej zaczęło się to jako problem z prognozowaniem lub problem z pamięcią masową (papier lub komputer).
Kiedyś ktoś pomyślał, że alternatywy nie będą przydatne, więc zostały wyrzucone lub usunięte. Jest to prawdopodobnie problem związany z kulturą firmy. Teraz, gdy problem ten został zidentyfikowany, można go zgłosić w całej firmie. Prowadzenie już utworzonych rejestrów jest łatwe.
Nawet jeśli pierwotni inżynierowie sądzili, że alternatywy mogą być przydatne, być może nie zachowali dokumentów z powodu kosztów przechowywania (fizycznego lub komputerowego). Jeśli nadal tak jest, problem należy rozwiązać teraz. Jeśli tak już nie jest, słowo musi być rozpowszechniane w całej firmie, że prowadzenie dokumentacji nie jest kosztowną propozycją.
Po drugie, spójrz na alternatywną metodę porównania. Istnieją dwie kategorie alternatywnych rozważań: myśl i kalkulacja.
Porównania myśli to pomysły, które odrzuciły się na tyle szybko, że nigdy nie trafiły na papier w żadnej innej formie niż koncepcja. Jeśli te pomysły zostały odrzucone tak szybko za pierwszym razem, prawdopodobnie nie muszą być rejestrowane. Wysiłek ich zdyskredytowania jest tak trywialny, że zostaną po prostu ponownie zdyskredytowani.
Alternatywy, które faktycznie dotarły do etapu obliczeń, należy zachować w jakiejś formie. Jeśli obliczenia lub plany zostały wykonane po raz pierwszy, jest już coś do zapisania. Nawet jeśli pomysł okaże się ślepy zaułek, praca została już wykonana, więc umieść ją w pliku! Dopóki jest datowany, można się do niego odwoływać.
Napisz notatkę (do pliku, jeśli nie do konkretnej osoby) po podjęciu decyzji. To oszczędza czas w przyszłości, ale dodaje kroku do procesu. Jest to coś, nad czym warto pracować wraz z ogólnie udoskonaloną dokumentacją.
Ostatnia randka! Spróbuj współpracować z już istniejącymi systemami, aby zachować ostateczną dokumentację, po prostu dodaj datę do wszystkiego. Nawet jeśli inne metody organizacji zawiodą, kolejność rozwiązań alternatywnych można odbudować przy użyciu dat na pozycjach.
źródło
Poniżej przedstawiono trzy ogólne metody, w jakie sprzęty AGD, towary konsumpcyjne i producenci OEM skojarzyłem z pomysłami na dokumenty.
Przeglądy projektów (NPD - New Product Development)
Projekt przegląda kolejny dobry proces, który może pomóc w udokumentowaniu decyzji projektowych dotyczących inżynierii. Zwykle jest to bardziej dokumentacja techniczna, pomysły, które są odrzucane, zwykle nie są dobrze udokumentowane. W większości organizacji przeglądy projektów są częścią modelu bramki fazowej .
Dokumentacja pomysłów zaplecza (w trakcie produkcji lub w jej trakcie)
Znalazłem organizacje używające istniejącego systemu zarządzania zmianami do dokumentowania nowych pomysłów. W tym systemie inżynier proponuje pomysł w prostym dokumencie jednostronnym lub stronicowym. Pomysł został sprawdzony i zaakceptowany lub odłożony na później. Ta konkretna organizacja korzystała z SAP do zarządzania zmianami, w związku z czym system był mniej skłonny do przeszukiwania bazy technologicznej, ale dobrze sobie z nimi radził.
Podsumowując, większość pomysłów jest odłożona na półkę z następującego powodu
Dlatego dobrze nadaje się do pomysłów na tor, ponieważ po rozwiązaniu powyższych barier pomysły stają się realistycznymi rozwiązaniami.
Bibliografia:
źródło
Inni w ogóle napisali wiele dobrych komentarzy na temat dokumentacji, ale chcę zasugerować konkretną klasę oprogramowania, która ogromnie pomoże.
Uważam, że oprogramowanie do kontroli wersji doskonale nadaje się do tego rodzaju problemów. Niestety nie jest to zbyt powszechne poza tworzeniem oprogramowania, ale to tylko kwestia czasu, zanim zacznie działać w innych dziedzinach.
Oto przykład: moja grupa badawcza ma repozytorium Subversion, z którego korzysta większość ludzi (popularnym alternatywnym oprogramowaniem jest git ). Korzystanie z kontroli wersji pomaga zapewnić ciągłość projektów badawczych po odejściu kogoś, ponieważ większość plików istotnych dla projektu znajduje się tam, wraz ze szczegółowym dziennikiem prac, które wykonali w danym czasie i (jeśli robią to dobrze), ich racjonalne uzasadnienie. Opracuję.
Załóżmy, że masz folder na komputerze, który zawiera wszystkie pliki
Wszystko jest automatycznie datowane po zatwierdzeniu (termin kontroli wersji, co inni mogą nazwać „przesyłaniem”). Komunikat zatwierdzenia działa jak krótka notatka (jak sugerowała Mahendra Gunawardena, możesz chcieć dłuższych i bardziej oficjalnych notatek dla większych decyzji). Opisujesz zmianę w plikach projektu, mówisz: „Zdecydowaliśmy, że podejście X jest niewykonalne. Zamiast tego spróbujemy Y. Usunęliśmy pliki związane z podejściem X i stworzyliśmy nowy model CAD dla podejścia Y”.
Następnie, jeśli zdecydujesz, że takie podejście X jest właściwie właściwe i chcesz wykopać usunięte pliki, nie jest to trudne. Z łatwością możesz przywrócić dowolną część do starszej wersji i kontynuować.
Istnieje kilka dodatkowych korzyści z tego podejścia. Po pierwsze, udostępnianie plików innym osobom jest bardzo łatwe. Po prostu sprawdzają repozytorium (termin kontroli wersji, który może oznaczać zarówno bieżącą wersję, jak i wszystkie wersje), a następnie regularnie ją aktualizują (istnieją do tego polecenia). Zasadniczo wszyscy są zsynchronizowani. Po drugie, możesz otrzymać kopię zapasową (starsze wersje) w zasadzie za darmo. Biorąc to pod uwagę, nie oznacza to, że nie musisz przechowywać normalnych kopii zapasowych, tylko że masz inną opcję przywracania przypadkowo utraconych plików. Zdecydowanie polecam również wykonanie kopii zapasowej całego repozytorium.
źródło