Znajdowanie czasu na ważne, ale nie pilne zadania [zamknięte]

OK, to pytanie nietechniczne, ale myślę, że dotyczy wielu sysadminów, szczególnie w małych sklepach.

Istnieje wiele zadań niezwiązanych z projektem lub codziennymi operacjami, które nie wnoszą widocznej wartości dla organizacji, ale mimo to są ważne. Myślę o takich rzeczach jak dokumentowanie sieci lub procesów, badanie tego nowego narzędzia / technologii / procesu, rozwój podwładnych, składanie dokumentów.

Wszystkie te są ważne, ale ponieważ nie kończą się one na wykresie Gantta lub bezpośrednio powodują, że szef krzyczy na ciebie, jeśli je pominiesz, możesz to zignorować.

W jaki sposób upewniasz się, że je obejmujesz?

Próbowałem dodać je do mojego systemu zarządzania zadaniami, planując cykliczne spotkania w moim kalendarzu, np. „Badaj nowe technologie”. Ale są one zazwyczaj bardzo łatwe do zignorowania / skreślenia w tym tygodniu itp.

PS, podoba mi się zarządzanie tagami zarządzanie kalendarzem, jak mówią faceci z Menedżera-Narzędzia , możesz zarządzać swoim kalendarzem, ale czas jest stały, nie możesz zarządzać nim, aby tworzyć więcej / mniej lub zmieniać szybkość / powolność.

Ponieważ jest to subiektywne, pomyślałem, że po prostu wyrzucę te, które najbardziej mi pomagają. Wszystkie z nich można znaleźć gdzie indziej, za pomocą „Jak lepiej zarządzać czasem!” artykuły itp. Właśnie to mi pomagają . Mogą niekoniecznie Tobie pomóc.

tzn. Twój przebieg może się różnić.

Ponadto, chociaż niekoniecznie są one bezpośrednią i zwięzłą odpowiedzią na dane pytanie, uważam, że przy ich użyciu przyczyniają się one ogólnie do poprawy zarządzania czasem, co ma bezpośredni ogólny efekt, pomagając mi uwolnić trochę czasu, aby ukończyć te ważne, ale nie pilne zadania.

1.) Trenuj wszystkich do wykonywania swojej pracy. Znaczenie; jeśli jesteś w zespole złożonym z 5 osób i jest jeden facet, który zna MS Exchange, jeden facet, który zna LAN, routing itp. Jedna dziewczyna, która zna AD i rdzeń MS Administration, i jeden facet, który zna Linux / Unix, a ty ” re koleś LAN / router. Poszerz swoją wiedzę. Może dziewczyna z AD chce wiedzieć, jak działa protokół drzewa opinającego. Być może facet z Exchange chce wiedzieć, w jaki sposób jego pakiety przechodzą od „a” do „b” do „c” iz powrotem. Współpracuj z nimi, aby nauczyć ich dobrej podstawowej wiedzy. W ten sposób będziesz bardziej skłonny zwrócić się do nich o pomoc, gdy będziesz zalany i możesz „ wydaje się, że znajduje czas na załatwienie drobnych, ale ważnych rzeczy, takich jak dokumentacja i lista odświeżania sprzętu do szefa, której potrzebował, och, powiedzmy ... Wczoraj. Jeśli wykonałeś dobrą robotę, szkoląc swoich rówieśników, możesz poprosić i oczekiwać wielkiej pomocy przy ponownym oznakowaniu portów przełączania lub weryfikacji SNMP na urządzeniach i że wszystkie są podłączone do systemu monitorowania.

To powiedziawszy, bądź jednakowo przygotowany do nauki niektórych zawodów i nie bez powodu. Pomoże Ci zrozumieć, skąd pochodzą i dać im swobodę, z której lubisz.

2.) Ustaw „harmonogram e-mail” dla siebie i ogranicz sprawdzanie poczty e-mail do określonych pór dnia. Powiedz cztery lub więcej, jeśli pracujesz w środowisku o dużym ruchu i dużym ruchu. Skoncentruj się na tym, co bezpośrednio dotyczy ciebie i co wymaga natychmiastowej uwagi. NALEŻY WYKONAĆ harmonogramu „sprawdź pocztę e-mail w tej chwili”.

3.) Podziel zadania na części, które zostaną na nie przeznaczone. Tj. Wielozadaniowość, ale nie pracuj zbyt ciężko nad jednym zadaniem i daj się wciągnąć lub wypalić. Pracuj nad tym przez około 20-30 minut, a następnie przejdź do czegoś innego. Utrzymanie zainteresowania jest kluczowe dla udanej wielozadaniowości. zbyt łatwo jest nam się wciągnąć w rozwiązywanie problemów z WSUS i spędzanie godzin na ściganiu jednego nieuchwytnego kodu błędu szesnastkowego po drugim.

4.) Zrób sobie przerwę co jakiś czas. Właściwie wstań i chodź. Spraw, by krew płynęła. Idź napić się wody. Oczyść głowę (na czym właśnie się koncentrowałeś) i pomyśl o czymś innym. Będziesz zaskoczony, jak to jest odświeżające i jak dobrze i szybko pomaga skupić się na następnym zadaniu.

5.) Sprawdź zasoby w Internecie do zarządzania projektami. Zazwyczaj są tam świetne wskazówki i triki, które bezpośrednio dotyczą pytań takich jak twoje, a także ogólne umiejętności zarządzania czasem. Zdziwiłbyś się.

6.) To zabrzmi dziwnie, ale pracuj nad lenistwem. Dowiedz się, jak automatyzować, automatyzować, automatyzować. Nie trać czasu na powtarzanie zadań w kółko. Dowiedz się, jak to zrobić za pomocą skryptu, jeśli możesz. Przypuszczam, że właściwym sposobem na powiedzenie tego byłoby „pracuj mądrzej, a nie ciężej”.

7.) Użyj PROSTEJ listy rzeczy do zrobienia w podziale na dzienne, tygodniowe i miesięczne. Priorytet zadań w podobny sposób: „krytyczny”, „niekrytyczny” i „długoterminowy”. PRZYKLEJ do listy. Zaktualizuj go, nie pozwól mu się zestarzeć. Zrób to pierwszą rzeczą, którą robisz każdego ranka, a ostatnią aktualizacją przed wyjazdem. Czyni to cuda dla ciągłości myśli itp.

8.) Jeśli pracujesz w organizacji obarczonej dużą liczbą spotkań, a ty spędzasz mnóstwo czasu na wielu bezsensownych spotkaniach każdego tygodnia, skorzystaj z tej filozofii; Jeśli zostaniesz zaproszony na spotkanie, czy dotyczy to bezpośrednio Ciebie, czy też jesteś kluczowym interesariuszem? Jeśli nie, zastanów się, jak lepiej spędzić czas. Zwłaszcza jeśli otrzymasz e-mailem podsumowanie protokołu spotkania. Zaproszenia na spotkania zwykle (w wiadomości e-mail) są wyposażone w opcje `` Akceptuj, Wstępne, Odrzuć ''. Nie bój się, możesz z nich korzystać.

Jeśli uczestniczysz w spotkaniu, jeśli nie ma wyraźnego porządku dziennego lub porządku obrad w ciągu pierwszych pięciu minut, natychmiast opuść spotkanie. Wyjść. 9 razy na dziesięć będzie się kręcić około godziny, bez sensu. Jest to odpowiednik wysłania zespołu ludzi do sklepu spożywczego bez listy. To, co wyjdą, będzie mieszanką produktów spożywczych. Podobnie jak z tym, z czego wyjdziesz z tego spotkania.

W każdym razie ponownie sprawdź referencje PM tam w Internecie. Są tego warte.

HTH ..

Getting Things Done to świetna książka, bardzo pomocna, nawet jeśli nie wdrożysz pełnego systemu. GTD to bardzo długie zobowiązanie, nie daj się przytłoczyć.

Oto krótkie wprowadzenie do GTD.

Ale żaden system nie jest idealny. Bardzo łatwo jest stracić z oczu DLACZEGO próbujesz się zorganizować, jeśli Twój system organizacyjny zajmuje cały wolny czas.

Mapa nie jest terytorium.

Aby uzyskać książkę bardziej specyficzną dla domeny, sprawdź: Zarządzanie czasem dla administratorów systemu przez Limoncelli. Który zapewni kilka bardziej wnikliwych wskazówek.

Ja osobiście też użyć todo.sh . Co jest świetnym skryptem todo bash. Jest to również jedyny skrypt bash, który znam, który jest testowany jednostkowo i pod kontrolą wersji.

Odkryłem, że najlepszym sposobem na załatwienie tych zadań jest opracowanie systemu planowania, dzięki któremu A) nie poświęcisz całego czasu na codzienne problemy, które się pojawią, a B) zarezerwujesz czas za dokumentację i inne kwestie związane z zapleczem, którymi należy się zająć.

W tym świetle gorąco polecam David Things All's Getting Things Done (GTD). Jego system zarządzania ciągle zmieniającymi się listami TODO dobrze pasuje do sposobu pracy administratorów i menedżerów. Używam go od 3 lat i mój czas jest znacznie bardziej produktywny i nigdy nie czuję, że nie mam pojęcia o tych wszystkich drobnych problemach, które należy rozwiązać.

Przykro mi, jeśli wydaje się to być reklamą, ale jego książka naprawdę jest bardzo pomocna.

Podoba mi się technika „poradzić sobie tylko raz”: gdy tylko jest to możliwe, pozbądź się rzeczy z listy rzeczy do zrobienia tak szybko, jak to możliwe.

• Gdy w skrzynce odbiorczej pojawi się formularz z działu HR, zrób to natychmiast i odeślij.
• Jeśli wypełniasz karty czasu pracy w swojej firmie, po rozpoczęciu pracy nie przestawaj, dopóki się nie skończy.
• W celu udokumentowania procesów, następnym razem, gdy będzie on nieco wolniejszy, a Ty wykonujesz ten proces, wpisz go w trakcie pracy (lub zaktualizuj dokument, jeśli tego potrzebujesz).

W przypadku innych zadań związanych z dokumentacją, mimo że wymagają one trochę więcej czasu, musisz przyzwyczaić się do ich wykonywania. np jeśli masz arkusz połączeń przełącznika / patch-panel, ty masz trochę czasu, aby poinformować go, gdy po dokonaniu zmiany, w przeciwnym razie będziesz spędzać więcej czasu później sortowania rzeczy. Podobnie, utrzymujemy nasze panele krosowe bardzo schludnie dzięki dużej ilości taśmy rzepowej, a po zmianie połączenia łatek zajmuje trochę więcej czasu, ale warto, bo widać, gdzie wszystko jest.

Co powiesz na zastąpienie „Research New Technologies” bardziej szczegółowymi elementami, np

Poświęć 15 (lub 30) minut na badanie SELinuksa i pracuj nad odpowiedzią na jedno z:

• Jak to zainstalować?
• Jaki tryb pracy najlepiej pasuje do mojego środowiska i jak go skonfigurować?
• Jak interpretować wpisy w dzienniku?
• Jak utworzyć reguły?

Podobnie w przypadku „Dokumentowania sieci” itp.

Lubię „organizację osobistą” jako pseudonim dla tego rodzaju rzeczy.

Są tu dwie osobne rzeczy. Pierwszym z nich jest wprowadzenie systemu i bycie wystarczająco zdyscyplinowanym, aby go przestrzegać. Istnieje mnóstwo systemów. GTD dostaje dużo prasy. Osobiście używam hybrydy Franklin i GTD. Mają ramy do przechwytywania rzeczy, które musisz zrobić, i umożliwiają łatwe ustalanie priorytetów i planowanie ich. Podejrzewam, że tutaj się załamujesz ... jak zauważyłeś, planujesz, a następnie wykreślasz.

Drugi polega na tym, aby w ramach tej struktury mieć pewną uwagę, że rzeczy z Kwadrantu 2 ( ważne, ale nie pilne ) faktycznie przyciągają uwagę. Kwadrant 2 to miejsce o prawdziwej, trwałej wartości dla organizacji (i dla ciebie osobiście) i zwykle nie przyciąga prawie wystarczającej uwagi.

Możesz zacząć od tego, że nie myślisz o nich (ani nie mówisz o nich) jako o zadaniach „ja”. Jeśli tak, należy je jakoś złożyć w miks. Jeśli naprawdę dotyczą ciebie, zastosuj te same zasady w swoim czasie.

Najlepszym sposobem, jaki znalazłem, jest traktowanie tych rzeczy jak każdego innego projektu . Każdy dobry system organizacji osobistej ma proces do uchwycenia i włączenia zadań z projektów. Weź amorficzny ideał (powiedzmy, konfigurację serwera dokumentów) i podziel go na najmniejsze zadania (zbuduj pusty dokument, konfigurację sieci dokumentów, udostępnienia dokumentów itp.), Do których możesz się zabrać. Następnie włącz niektóre z tych zadań do planu dziennego / tygodniowego i znajdź sposób każdego tygodnia , aby załatwić te małe rzeczy . Pamiętaj, że mówiłem co tydzień, a nie co tydzień. To trochę jak odzyskanie. Dzisiaj liczy się wszystko, dzisiaj pracujesz nad systemem, a jutro martwisz się o jutro.

To nie doprowadzi cię do końca, ale to początek. W końcu jest to stosunkowo niewielkie rozszerzenie dyscypliny, aby utrzymać system. Ale jest to część, która zmienia cię z „wykonania pracy” w „poprawę sytuacji”.

EDYCJA - odpowiedz na komentarz oryginalnego autora.

Wyraźnie - ta dyskusja NIE dotyczy tych elementów, które mają „niską wartość organizacyjną”. Nie powinieneś tracić czasu na nieistotne zadania, chyba że nie masz nic innego do roboty. Ten dylemat (i moja odpowiedź) dotyczy zadań, które mają WYSOKĄ wartość organizacyjną, ale nie są wrażliwe na czas.

Jedna dodatkowa strategia, którą przypomniałem sobie, myśląc o komentarzu. Przekonałem się, że praktycznie wszystkie zadania w kwadrancie 3 (wysoka pilność, małe znaczenie) można po prostu zignorować lub odłożyć na później, aż będą wygodne. Sztuką jest wiedzieć, które pilne przedmioty są ważne, a które nie.

Myślę, że to jedna bardzo ważna rzecz do walki z Tahtem. Czy wykonujesz dobrą segmentację zadań,

Narysuj okrąg podzielony na cztery pola, dla każdego pola w okręgu podaj atrybut

1. VI-LU Bardzo ważne mniej pilne
2. VI - VU Bardzo ważne bardzo pilne
3. LI - VU Mniej ważne bardzo pilne
4. LI - LU Mniej ważne mniej pilne

Następnie możesz w przyjemny sposób podzielić zadania i wykonać pracę krzyżową, aby uzyskać lepszy obraz tego, co minęło. Jakiś czas powiedziałem sobie o dwóch zadaniach VI LU. Możesz wybrać jeden LI - LU.

Ogólnie rzecz biorąc, powiedzieli, że pozycja pierwsza na mojej liście powinna być skierowana do inwestorów, właścicieli i osób, które podejmują wielkie decyzje, ale się nie spieszą,

Drugi krok dotyczy menedżerów, których zadaniem jest fireplug

Trzeci i czwarty dotyczą niższych ocen pracodawców

Odkryłem, że kończę naukę nowych technologii w „moim czasie” i uważam to za „ustawiczne kształcenie” i coś dobrego dla mojej kariery.

Uczyń robienie tych rzeczy częścią zadania, które je wygenerowało.

Zainstalowałeś nowe oprogramowanie? Uwzględnij dokumentację w części planu instalacji.

Rozwój personelu - może to być ciągła rzecz podczas wszystkich nowych zadań oprócz jednej lub dwóch konkretnych rzeczy szkoleniowych, a te są ważne i dlatego zasługują na poświęcenie im czasu, którego potrzebują.

Formalności do zrobienia? Uwzględnij to w części planu zadania, które wygenerowało formalności.

Zablokuj określoną ilość czasu na administrację każdego dnia - jeśli nie pozwolisz, aby zaległości się rozwijały, nadążanie za nimi będzie łatwe.

Nie masz czasu na badania? To także ważna część pracy, a nie trywialny dodatek. Jeśli nie masz na to czasu, oznacza to, że masz niedostateczne zasoby lub masz inny problem, jeśli ciągle jesteś odciągany od takich rzeczy do walki z pożarami.

Prawdopodobnie nie jest to odpowiedź, którą chcesz usłyszeć, ale przekonałem się, że mam więcej czasu na tego rodzaju pracę, im starsze mam - ludzie po prostu dają ci więcej czasu i nie robią na tobie zbyt wiele szaleństwa.

Jeśli pokażesz, że zawsze z przyjemnością zabierasz ludziom bzdury, będą oni to robić dalej, gdy będziesz starszy, będzie mniej osób próbujących tego, abyś mógł wybrać najlepszy sposób na skorzystanie ze swojej organizacji.

I tak, wiem, że jesteśmy w tym samym wieku :(