Alternatywy do korzystania z poczty e-mail (w szczególności Outlook) jako magazynu wiedzy? [Zamknięte]

Podejrzewam, że podobnie jak wielu ludzi Korzystam z mojego służbowego konta e-mail (dostęp przez Outlook 2007) do przechowywania informacji . Zwykle próbuję grupować podobne rzeczy w folderach i podfolderach, ale przy wielu folderach staje się to bardzo nieporęczne. W szczególności może to być wiązanie do lokalizowania rzeczy za pomocą struktury drzewa programu Outlook. (Na marginesie: jeszcze nie natknąłem się na dobry darmowy dodatek do programu Outlook.)

Zdaję sobie sprawę, że Outlook nie jest najlepszym miejscem do przechowywania wszystkich moich informacji i wolałbym tego nie robić.

W idealnym świecie Chciałbym móc zorganizować wszystkie informacje przechowywane w Outlooku w MindMap (moje oprogramowanie z wyboru jest Wolny umysł ) lub Wiki.

Aby utrzymać e-mailową ścieżkę audytu, Rozważałem zapisywanie pojedynczych wiadomości e-mail jako plików za pomocą MindMap lub Wiki, aby je połączyć . Co ludzie o tym myślą? (Nie mogę powiedzieć, że lubię myśl o procesie eksportowania!)

Cokolwiek zrobię, będzie wiązało się z jakimś bólem (tj. Ustawieniem Wiki / MindMap) lub trzymaniem się tego, co zapewnia obecnie Outlook.

Czy ktoś był w tej samej pozycji? Czy ktoś dokonał masowej migracji informacji z programu Outlook? Jeśli tak, jaki był najlepszy sposób? Jakieś pomysły lub alternatywne propozycje?

W tym celu używam Google Maila. Globalne wyszukiwanie połączone z możliwością oznaczania rzeczy jest bardzo skuteczne w przypadku rzeczy, o których wiesz, że czytasz, ale nie pamiętasz, gdzie.

Próbowałem użyć dyskusji SharePoint połączonych z Outlook bez wielu sukcesów. Być może wersje programu Outlook / SharePoint z 2010 r. Poprawią to ...

Możesz również znaleźć Kiedy w wątpliwość, upublicznij ciekawa lektura.

Jako osoba korzystająca z poczty elektronicznej od lat 70. próbowałem prawie wszystkich zwykłych tras. Jednak w tym scenariuszu ustaliłem quasi-permanentnie:

• Używam filtrów poczty do skanowania wszystkich moich starych plików pocztowych i wyciągania maili z zainteresowanie podstawowymi kategoriami - jak KOPIE, a nie ruchy!
• Zapisuję surowe wpisy w skrzynce jako takie, ale przenoszę je z datą ich zakończenia jako część nazwy pliku, do podkatalogu specjalnie dla nich skrzynki odbiorcze.
• Używam grep, aby znaleźć to, czego chcę - z systemu plików. Daje to wystarczająco ziarnistość poprzez mechanizmy systemu plików.
• Następnie cofam się do czytnika poczty, aby przeczytać elementy znalezione przez grep.

Zauważ, że grep może dać ci okno przed i po dopasowaniu linii. Trochę sprytne skrypty dają dość solidną pojemność wyszukiwania i możesz zarządzać wszystkim na swoim własnym dysku ...

Wreszcie, w żaden sposób na świecie, w którym używałbym Outlooka - to po prostu kłopotliwe złośliwe oprogramowanie, jeśli mnie o to zapytasz. Chcę mieć dostęp do moich surowych danych, dziękuję!

RT

Po pierwsze: polecam XOBNI jako narzędzie do wyszukiwania w Outlooku. Jednak bezpłatna wersja ogranicza się do wyszukiwania kontaktów, IIRC.

Osobiście od lat szukam dobrego rozwiązania dla osobistych informacji / zarządzania wiedzą. Koncepcje oparte na drzewie nie działały dla mnie, ponieważ mam zbyt wiele linków między informacjami. Przykład: Zacząłem od struktury projektów klienta, ale po raz pierwszy spotkałem tego samego zewnętrznego konsultanta w drugim projekcie z innym klientem. Sposób w jaki ustawiłem swoje rzeczy, nie mogłem poprawnie dodać „Konsultanta” -Odważenie do moich informacji, potrzebowałbym wyszukiwania pełnotekstowego i podobnych rozwiązań. Moje wyszukiwanie skończyło się, gdy odkryłem ” PersonalBrain „3 lata temu. Jak dobrze znasz MindMapping: PersonalBrain daje Ci możliwość organizowania informacji w sposób graficzny, nie za daleko od MindMaps, ale z kilkoma kluczowymi różnicami, które dają ci znacznie więcej możliwości. Mój obecny„ Brain ” ma ponad 18 000 „myśli”, od rodziny po kościół po WSZYSTKIE istotne informacje biz, informacje o rozwoju oprogramowania i wszystko inne.

Jest bezpłatne 30-dniowe pobieranie wersji próbnej, oprogramowanie działa na komputerach Mac, Linux i Windows, rejestracja wynosi 149 USD lub 249 USD.

Zastrzeżenie: ponieważ byłem (i nadal jestem) tak entuzjastycznie nastawiony do tego oprogramowania, w zeszłym roku zostałem niemieckim sprzedawcą ( http://www.pbrain.de ). Ale to nie czyni mojej rady mniej prawdziwą lub prawdziwą;)

Polecam SharePoint jako świetny sklep z tymi informacjami z kilku powodów:

• SharePoint zapewnia indeksowane wyszukiwanie treści, w tym wiadomości e-mail i załączników w wiadomościach e-mail.
• Jeśli środowisko SharePoint jest udostępnione w sieci, możesz teraz uzyskać dostęp do swojego magazynu wiedzy z dowolnej przeglądarki internetowej.
• SharePoint to bardzo konfigurowalne środowisko, dzięki czemu można tworzyć kolumny metadanych w celu kategoryzacji elementów w sposób, który działa dla Ciebie. W SharePoint 2010 zasugerowałbym przyjrzenie się tagowaniu i taksonomii (metadane zarządzane). Zapewnia to doskonały sposób na kategoryzowanie informacji w locie oraz wyszukiwanie / nawigowanie w magazynie wiedzy.
• Możesz przechowywać prawie każdy rodzaj pliku w SharePoint, co oznacza, że ​​ten sam magazyn wiedzy może być używany nie tylko do wysyłania e-maili, ale także innych fragmentów wiedzy (pliki pakietu Office, linki do witryn itp.)
• Rozwiązanie jest skalowalne dla więcej niż tylko Ciebie! Możesz dać ludziom dostęp do wszystkich lub części swojego magazynu wiedzy. W sytuacji biznesowej możesz skonfigurować różne witryny lub biblioteki SharePoint dla poszczególnych pracowników, ale także mieć dedykowane biblioteki lub witryny do projektów lub prac, aby wszystkie wiadomości e-mail / dokumenty związane z tym projektem / pracą były przechowywane centralnie i widoczne dla tych, którzy ich potrzebują .
• SharePoint zapewnia jeden scentralizowany sklep do tworzenia kopii zapasowych.

SharePoint to świetny sklep z informacjami, pobieranie wiadomości e-mail i innych plików do SharePoint oraz stosowanie metadanych (np. Kategorie, tagowanie za pomocą słów kluczowych) nie jest tak proste i szybkie, jak można by oczekiwać.

Na rynku dostępnych jest wiele produktów komercyjnych, które stanowią rozwiązanie tego wymagania. (Uwaga: jestem związany z OnePlaceMail)

Możesz pobrać przeterminowaną wersję próbną OnePlaceMail z http://www.scinaptic.com/outlook-to-sharepoint-integration.html .

Przykładowe możliwości OnePlaceMail to:

• Wysyłaj i zapisuj wiadomości e-mail do SharePoint
• Zapisz wiadomości e-mail z programu Outlook do SharePoint za pomocą prostego przeciągania i upuszczania
• Automatycznie przechwytuj atrybuty wiadomości e-mail, takie jak Do, Od, CC, BCC, Temat, Kategoria itp ...
• Wprowadź dodatkowe informacje o kolumnie SharePoint (metadane) podczas zapisywania wiadomości e-mail
• Wiadomości e-mail są zapisywane w SharePoint w formacie .msg
• Przeciągnij i upuść załączniki wiadomości e-mail do programu SharePoint z programu Outlook
• Zapisz dokumenty w SharePoint z Eksploratora plików
• Zapisz dokumenty Microsoft Office w SharePoint
• Użyj programu SharePoint w programie Outlook

Możesz spróbować użyć Xobni jako rozszerzenia programu Outlook. Ma lepsze wyszukiwanie i lepsze możliwości organizacji.

To, co robiłem, to hostowanie instalacji Wordpressa w moim localhost i publikowanie fragmentów informacji tutaj. : P

Jeśli masz mniej niż 1 GB, poleciłbym być może poza zasięgiem Plakatowy . prześlij wszystkie wiadomości e-mail, które chcesz zapisać, na adres [email protected], a otrzymasz edytowalny blog z możliwością wyszukiwania. Woot! możesz oczywiście zrobić to prywatnie.

Tinderbox jest najlepszy, ale nie działa w systemie Windows.

http://www.eastgate.com/Tinderbox/

Używam struktury organizacyjnej macierzystego systemu plików, bez dodatkowego oprogramowania do przechowywania wiedzy. Będę posypywać pliki tekstowe, linki, obrazy itp. Tam, gdzie należą. W przypadku ważnych wiadomości e-mail zapisuję cały wątek jako tekst w odpowiednim folderze.

Oczywiście nie ma pomocy w migracji masowej. Takie podejście zwiększa nadmiarowość, chyba że usuniesz e-mail. Tworzenie plików może być nietrywialne i może być wyłącznikiem transakcji, w zależności od tego, co wymaga oszczędzania.

Ale wolę natywne narzędzia wyszukiwania i zarządzania systemem operacyjnym niż aplikacje, które widziałem. Krzywa uczenia się za pomocą rodzimych narzędzi może być początkowo bardziej stroma, ale prawdopodobnie będzie bardziej satysfakcjonująca; wyciągnięte wnioski często mają szersze zastosowanie. Natywne narzędzia systemu operacyjnego często mają mniejszy rozmiar zasobów.

Mniej wyrafinowany niż Richard T's scenariusz , jest to rodzaj kompromisu dla tych z nas, którzy nie unikną naszych nieoptymalnych klientów poczty elektronicznej.