Aktualizuj arkusz za pomocą nieco innych linii za każdym razem

0

Chcę śledzić i aktualizować plik budżetu. Otrzymuję miesięczny nowy plik Excel, który daje mi elementy budżetu. Mam te miesięczne informacje od kilku lat. Chcę sposobu na comiesięczne monitorowanie przeszłości i łatwą aktualizację każdego miesiąca. Dlatego mam coś w rodzaju stu plików.

Każdego miesiąca otrzymuję nowy plik Excel, nazwany na przykład na czerwiec MBC_2018_06 i mam kilka części globalnego budżetu, każdy w osobnym arkuszu i interesuje mnie monitorowanie niektórych z tych arkuszy.

Moim problemem jest to, że nie mam koniecznie tych samych wierszy każdego miesiąca. Ale mam sumy częściowe i sumy, więc mam punkty odniesienia. Oto przykład arkusza roboczego, z którym muszę pracować:

  • Miesiąc 1 
Alfred        12
John          3
Mark          4
Steven        6
Subtotal 1    25
Mary          45
Emily         7
Joan          16
Margaret      4
Sub total 2   72
Total         97
  • Miesiąc 2: 
Alfred        11
Mark          13
Steven        23
Subtotal 1    47
Mary          17
Victoria      23
Emily         9
Joan          25
Elizabeth     18
Margaret      2
Subtotal 2    94
Total         141

Mam więc czasami więcej linii w ciągu jednego miesiąca, czasami w drugim, ale za każdym razem mam sumy, które zmuszają mnie do umieszczenia każdej linii w ukrytym miejscu.

Chciałbym z tych dwóch arkuszy: 

Alfred       12   11
John         3    
Mark         4    13
Steven       6    23
Subtotal 1   25   47
Mary         45   17
Victoria          23
Emily        7    9
Joan         16   25
Elizabeth    18
Margaret     4    2
Subtotal 2   72   94
Total        97   141

Idealnie chciałbym mieć rozwiązanie, które umożliwia szybką aktualizację każdego miesiąca.

Dzięki

microsoft-excel Anthony Martin
źródło
Czy masz listę główną wszystkich nazwisk?
fixer1234
Niestety nie. Co jest możliwe - obecnie sprawdzam, że - że linie w miesiącu N są zawsze zawarte w miesiącu N + 1, w którym to przypadku miałbym zmieniającą się listę główną, ale i tak zmieniłaby się lista główna.
Anthony Martin
Jak / gdzie nazwy są przypisane do grup (sumy częściowe)? Czy nazwiska zostały kiedykolwiek podsumowane w innej grupie?
fixer1234
1
To nie jest trywialne zadanie, więc możesz uzyskać zwrot, że pytanie jest zbyt szerokie. Wydaje mi się, że każde rozwiązanie będzie wymagało przekształcenia danych w bardziej strukturę bazy danych, na przykład utworzenie listy głównej, która rozszerza się w miarę potrzeb. Istnieją relacje „ukryte” w danych, które muszą stać się wyraźne, aby Excel obsługiwał je inteligentnie. Po utworzeniu listy wzorcowej łatwo jest wypełnić dane miesięczne we właściwym miejscu.
fixer1234
1
@AnthonyMartin Twoje wyjaśnienie struktury danych nie jest dla mnie jasne. Zakładam przez plik masz na myśli skoroszyt i patka masz na myśli arkusz roboczy. W swoim poście wspominasz o monitorowaniu trochę arkuszy roboczych w każdym otrzymanym miesięcznym skoroszycie (niektóre oznaczają więcej niż jeden), aw swoim komentarzu piszesz o arkuszach zapisywanych w folderach. Ale arkusze robocze nie są przechowywane w folderach; są one przechowywane w skoroszytach. Czy możesz wyjaśnić?
Ron Rosenfeld

Odpowiedzi:

-1

Twoje pytanie wymaga dwóch żądań:

  1. Aby uzyskać listę nazwisk, które kiedykolwiek wyszły w miesięcznym arkuszu. Z punktu widzenia bazy danych jest to w rzeczywistości uzyskanie związku nazw w miesięcznym arkuszu (usuwanie duplikatów);
  2. Aby użyć pełny lista nazw jako klucz do wyszukiwania budżetu historii w miesięcznym arkuszu;

Jeśli nie szukasz automatycznej aktualizacji, tj. Aby ręcznie manipulować skoroszytami, pierwszy cel można osiągnąć przez:

za. Kopiowanie listy nazw w miesięcznych arkuszach historii razem używa zaawansowane filtrowanie z usunięciem duplikatów.
b. Kiedyś pełna lista nazwisk ma, późniejsza miesięczna aktualizacja może dołączać listę nazw z nowego miesięcznika do stara pełna lista nazwisk następnie ponownie filtruj.

Drugi cel można osiągnąć dzięki wykorzystaniu vlookup formuła, odwołująca się do każdego miesięcznego skoroszytu / arkusza. Możesz potrzebować pewnych sztuczek, aby wygenerować nazwę pliku skoroszytu w oparciu o numer kolumny odnośnika do column formuła.

Ponownie możesz potrzebować formuły podobnej do tej if(isna(vlookup(...)), "", vlookup(...) pozbyć się #N/A tekst, gdy dana nazwa nie zostanie znaleziona w niektórych określonych miesiącach.

Yingyu YOU
źródło
Nie sądzę, aby pytanie z konieczności zawierało te dwa wnioski. Przyznane, „lista wzorcowa” znacznie ułatwiłaby (i jest to konieczne dla twojego rozwiązania), ale tworzenie jej przez ręczne kopiowanie danych ze 100 arkuszy, nie wydaje się bardzo skuteczne? To samo dotyczy drugiego celu, który odwołuje się do 100+ arkuszy ręcznie, nie wydaje się też bardzo wydajny ?! Być może mógłbyś również podać przykład implementacji formuł.
Albin