Narzędzie faksu przez e-mail, gdy oba są dostępne

Czy pozostały jakieś korzyści z wysyłania dokumentów faksem, a nie e-mailem? (zakładając, że zarówno nadawca, jak i odbiorca mają dostęp do dowolnej technologii). Na przykład, czy istnieją przypadki, w których faks jest bezpieczniejszy lub wygodniejszy niż e-mail?

Naprawdę dużym powodem są podpisy i prawa. Na przykład w niektórych krajach można po prostu przesłać faksem podpis podczas korzystania z podpisów cyfrowych. Wymagałoby to uzyskania oficjalnego podpisu cyfrowego (zwykle przechowywanego na karcie inteligentnej, jeśli istnieje, i czasami mającego mniejszą „ważność” niż ręcznie) podpis), a następnie pobierz czytnik kart inteligentnych, zainstaluj oprogramowanie pośrednie, które może, ale nie musi współpracować z programem, którego chcesz użyć do podpisania dokumentu, a następnie odbiorca może również potrzebować programu, który będzie działał z podpisem cyfrowym w celu potwierdzenia i tak dalej dla całego łańcucha.

Często zdarza się, że niektóre firmy muszą przesyłać podpisane dokumenty do kilkudziesięciu różnych urzędów, agencji, banków itp. I we wszystkich z nich wszyscy muszą być przeszkoleni i wyposażeni do korzystania z podpisu cyfrowego. Takich przygotowań można dokonać na poziomie jednego kraju, ale co się stanie, jeśli otrzymasz podpisany e-mail z innego kraju (kiedy podpisy są jeszcze ważniejsze, ponieważ druga osoba nie może po prostu przyjść i podpisać dokumentu samodzielnie i poczta wymaga czasu i pieniędzy).

Cały proces wysyłania uwierzytelnionej poczty jest nieco skomplikowany. Prostemu urzędnikowi biurowemu często łatwiej jest po prostu skorzystać z faksu, a następnie skupić się na wykonywaniu pracy, którą powinien wykonać.

Zasadniczo głównym powodem jest bezwładność społeczeństwa. Wszyscy muszą przyzwyczaić się do wiadomości e-mail, a prawie wszyscy są już przyzwyczajeni do korzystania z faksu, więc przejście nie jest łatwe.

Innym problemem jest to, jak trudno jest uzyskać dostęp do dokumentów. Za pomocą faksu możesz łatwo wysyłać odręczne notatki lub zabrać dokument i podkreślić go ręcznie i tak dalej. Na komputerze takie „proste” rzeczy są nieco bardziej skomplikowane. Na przykład, jeśli masz dokument na komputerze, musisz go wydrukować, wykonać edycję ręcznie, a następnie zeskanować lub edytować na komputerze, a ludzie często nie są tak przyzwyczajeni do łączenia się z komputerami, jak oni używane do łączenia z ołówkiem. Ponadto myszy są trudne w użyciu do rysowania, a tablety graficzne często nie są częścią standardowego komputera biurowego.

Faksowanie oficjalnych dokumentów z podpisami i tego typu sprawami ułatwia osobom odbierającym. Nie muszą drukować ton papieru, zamiast tego zajmie się tym faks ORAZ wyświetli numer faksu u góry (dla łatwej organizacji).

Nie sądzę, aby faks miał jakąkolwiek znaczącą przewagę nad pocztą e-mail inną niż ta. W dającej się przewidzieć przyszłości możesz mieć rodzaj „maszyny e-mailowej”, w której firmy będą miały serwer pocztowy ze specjalnym adresem e-mail dla każdego działu. Każda otrzymana wiadomość e-mail przechodziła przez filtry w celu usunięcia wszelkiego rodzaju spamu i akceptowała tylko prawidłowe wiadomości e-mail. Następnie urządzenie przechwytuje te wiadomości e-mail, wysyła je do „komputerów e-mail” danego działu i zostanie automatycznie wydrukowane.

Nie wiem czy coś takiego istnieje, ale to trochę fajne :)

Faksowanie jest lepsze niż wysyłanie wiadomości e-mail, gdy dokumenty prawne lub krytyczne mają zostać wysłane, ponieważ jako wcześniejsze odpowiedzi wskazane podczas wysyłania faksu masz gwarancję, że dotarł. Gdy wysyłasz wiadomość e-mail, nie ma gwarancji, że dotarła - nieotrzymanie wiadomości zwrotnej nie jest gwarancją przybycia.

Faks można wysłać tylko wtedy, gdy faks jest gotowy i czeka na jego odbiór. Jeśli otrzymasz powiadomienie o wysłaniu faksu, wiesz, że numer faksu na drugim końcu go otrzymał.

W odniesieniu do tego, czy została odebrana lub przeczytana przez osobę, która w wielu przypadkach jest nieistotna. Jeśli wysyłasz dokument prawny, musisz wiedzieć, że został on otrzymany. Odbiorca musi go przeczytać i ustalić, jak go odebrać. Jest tak, jakbyś wysłał list polecony na adres. Masz dowód dostawy i to wszystko, czego potrzebujesz. Twoja praca jest zakończona i to do odbiorcy należy otwarcie i odczytanie tej wiadomości. Jeśli tego nie zrobią, jest to całkowicie ich odpowiedzialność. Faks jest więc bezpieczniejszy, jeśli chcesz mieć dowód odbioru dokumentu. Właśnie dlatego firmy z sektora finansowego i prawnego tak bardzo polegają na faksie do zdalnej komunikacji dokumentów, zwłaszcza z przepisami dotyczącymi identyfikowalności - nikt nie może argumentować, że nigdy nie wysłano faksu, ale mogliby argumentować, że nigdy nie otrzymali wiadomości e-mail.

Wysyłając faks, wiesz, czy druga osoba go otrzymała, ponieważ nie ma niezawodnych metod potwierdzania, że ​​druga strona otrzymała i przeczytała Twoją pocztę (o ile mi wiadomo).
Również jeśli nie masz pewności, że załącznik można otworzyć na drugim końcu, możesz użyć faksu.

Więc Potwierdzenie dokumentu i gwarancją czytelności są dwie sytuacje, w których warto rozważyć wysłanie faksu zamiast poczty elektronicznej.

Faks jest zazwyczaj wysyłany za pośrednictwem linii telefonicznych, a dane są nieprzerwane i nie podlegają przechwyceniu w dowolnej liczbie punktów przez Internet, podobnie jak wiadomość e-mail. Faks nie może być łatwo lub przypadkowo przekazany niezamierzonemu podmiotowi, jak poufna wiadomość e-mail.

Podsumowanie z moich notatek / innych źródeł:

Zmęczyło mnie pobieranie dokumentu, drukowanie go, podpisywanie i ponowne skanowanie.

Więc to, co zrobiłem, to zeskanowanie mojego podpisu i inicjałów. Kiedy dostaję dokument, wszystko, co muszę zrobić, to „Dodaj obraz”, aby umieścić swój podpis i inicjały we właściwym miejscu.

Oto problem - jeśli wyślę go komuś, wygląda na to, że może on usunąć mój podpis (obraz).

Nawet jeśli ustawię Właściwości na „Zablokowane”, wygląda na to, że następna osoba może odznaczyć pole Zablokuj i usunąć je.

Czy jest jakiś sposób na uczynienie tego trwałym, aby nikt (a przynajmniej nikt oprócz mnie) nie mógł go usunąć ani zmodyfikować?

Obraz dodany przez Foxit Reader znajduje się na warstwie adnotacji.

Zorganizuj / spłaszcz stronę. . . do złożenia podpisu na warstwie dokumentu i nie powinien być możliwy do usunięcia przez innych.

Następnie ustaw „Modyfikuj dokumenty” w ograniczeniach dokumentów na „Niedozwolone”.

Następnie dodaj hasło do pliku PDF i zadzwoń do odbiorcy.

Lub możesz utworzyć 1000 20-cyfrowych haseł w arkuszu kalkulacyjnym, ponumerowanych od 1 do 1000. Zabezpiecz to hasłem, wyślij e-mailem do odbiorcy i prześlij mu hasło. Następnie możesz wysłać e-mailem plik PDF chroniony hasłem za pomocą wiadomości e-mail i dołączyć do wiadomości e-mail, że jest to hasło 0850 lub coś w tym rodzaju.

Nie będziesz musiał martwić się o to, że plik PDF pozostanie na jakimś serwerze na zawsze, i

Jedyną osobą, która to zobaczy, jest osoba, której podałeś hasło.

Tak więc IMO, PDF można wykonać bezpieczniej niż faks.

Firma ubezpieczeniowa poprosiła mnie o przesłanie faksem lub pocztą elektroniczną informacji bankowych. Zdecydowałem się na oldschoolowy faks po prostu dlatego, że szanse na przechwycenie przez osobę trzecią są znacznie mniejsze. Ale głównie dlatego, że e-mail wraz z moimi danymi bankowymi pozostał na moim serwerze pocztowym i serwerze firmy ubezpieczeniowej, legalnie przez długi czas i być może na zawsze. Biorąc pod uwagę ostatnie włamania do wiadomości e-mail, nie warto ryzykować.