Widok i kategorie konwersacji w programie Outlook

13

W pracy otrzymuję kilkaset e-maili dziennie. Aby nie zostać przytłoczonym, używam kategorii do sortowania i ustalania priorytetów moich wiadomości e-mail. Automatycznie przypisuję kategorie, a następnie grupuję według nich: Recenzje kodu, Do, CC, Lista dystrybucyjna / BCC. Oznacza to, że na przykład wiadomość, która jest do mnie wyraźnie widoczna, zawsze pojawia się wyżej w mojej skrzynce odbiorczej niż otrzymywana, ponieważ jestem na liście dystrybucyjnej. To ogromna oszczędność czasu i znacznie szybciej zwraca uwagę na ważne e-maile.

Ostatnio wątki e-mail, w które jestem zaangażowany, zaczęły być dość długie i chciałbym móc korzystać z widoku rozmowy lub przynajmniej sortować według tematu. Jednak program Outlook nie obsługuje żadnej (użytecznej) kombinacji widoku konwersacji i kategorii. Próbowałem następujących rzeczy bez powodzenia:

  • Grupowanie według kategorii, a następnie widok konwersacji - Outlook wyświetla błąd (kombinacja grupowania / sortowania jest zbyt złożona).
  • Używanie widoku niestandardowego do grupowania według konwersacji - kategoria nie jest wyświetlana jako opcja sortowania według
  • Grupowanie według kategorii, a następnie tematu - coraz bliżej, ale najwyższy temat jest pierwszym alfabetycznie, a nie najnowszym
  • Grupowanie według konwersacji, a następnie kategorii - To działa, ale nie robi mi to wiele dobrego, ponieważ najwyższa konwersacja jest najnowsza, bez względu na kategorię, do której należy

Czy istnieje sposób, aby zachować mój system kategorii lub coś podobnego, jednocześnie korzystając z grupowania powiązanych wiadomości e-mail? W ogóle nie dbam o semantykę rozwiązania, więc niekoniecznie muszę używać odpowiednich kategorii lub właściwego widoku konwersacji; Naprawdę chcę po prostu móc korzystać z pewnego rodzaju systemu priorytetów, aby podkreślać wiadomości e-mail wysyłane do mnie, jednocześnie grupując wątki e-mail.

W przeszłości pisałem wtyczki do programu Outlook, więc nawet to nie jest zbyt trudne, aby służyć jako właściwe rozwiązanie. Wszystko, co działa, naprawdę.

Aktualizacja: Nadal nie widziałem dobrego rozwiązania. Chciałbym, żeby wszystko było w jednym widoku. Oddzielne foldery lub foldery wyszukiwania nie są dobre, ponieważ na przykład, jeśli wyczyściłem moją listę DO, nie widzę automatycznie wiadomości e-mail CCed na górze, muszę ręcznie przejść do innego widoku. W tym momencie nie ma nic do zrobienia TO z natury zamówionego przed CC, poza kolejnością klikania folderów.

Możliwość agregacji kilku folderów / folderów wyszukiwania w jednym widoku byłaby prawdopodobnie świetnym rozwiązaniem. Nie widziałem nawet odpowiedzi na wzmiankę o niestandardowych skryptach / programowaniu i podejrzewam, że każde rozwiązanie spełniające moje kryteria będzie tego wymagało. Nagroda jest dostępna, ponieważ jestem pewien, że rozwiązanie nie jest trywialne.

email microsoft-outlook exchange productivity Greg Jackson
źródło

Odpowiedzi:

2

Najlepszym sposobem na agregację kilku skrzynek odbiorczych jest użycie kategorii kolorów, reguł i folderów wyszukiwania. Krótka wersja polega na tym, że ustalasz reguły oznaczające przychodzącą pocztę według kategorii kolorów w zależności od tego, czy chcesz je wykonać dzisiaj, jutro, do następnego tygodnia i za 30 dni. Następnie tworzysz foldery wyszukiwania, w których wszystkie wiadomości e-mail są wyświetlane pod każdym kolorem. Codziennie po prostu przeglądasz e-mail, a następnie segregujesz je. Ten post na blogu idzie jeszcze dalej. . .

http://blogs.msdn.com/b/ianpal/archive/2008/06/03/email-task-and-time-management-with-pifem.aspx

surfasb
źródło
„ustalasz reguły, które oznaczają twoją przychodzącą pocztę według kategorii kolorów, w zależności od tego, czy musisz zrobić to dzisiaj, jutro, w przyszłym tygodniu i za 30 dni”. To właśnie robię, ale filtruję je na podstawie tego, czy to TO, ja , CCed do mnie lub z DL (lista dystrybucyjna). Przeszukaj foldery nie są idealnym rozwiązaniem, ponieważ nie dają mi ani jednego widoku. Jeśli na mojej liście DO nie ma nic, automatycznie nie widzę e-maili CCed u góry, muszę do nich osobno wejść. Możliwość agregowania folderów wyszukiwania w jednym widoku byłaby świetnym rozwiązaniem; jak wspomniałem, nie boję się kodu.
Greg Jackson
Robię to samo. Właśnie dodałem wszystkie foldery wyszukiwania do paska ulubionych folderów w kolejności, w jakiej chcę. Każdy folder wyszukiwania pokazuje liczbę nieprzeczytanych elementów (lub całkowitą liczbę, jeśli chcesz). Nietrudno jest przyjrzeć się każdej drużynie.
oleschri
W porządku, ale tak naprawdę nie jest to rozwiązanie, którego szukam. Wiem już, że mogę korzystać z wielu folderów, więc szczerze mówiąc, to tak naprawdę nie prowadzi mnie dalej niż na początku. Zobacz aktualizację mojego pytania, aby uzyskać więcej informacji.
Greg Jackson
0

Co powiesz na automatyczne przeniesienie każdego e-maila do folderu specyficznego dla kategorii?

Następnie możesz po prostu sprawdzić foldery w kolejności swojego priorytetu. Foldery są w zasadzie podstawowym sortowaniem / filtrowaniem według kategorii, więc teraz możesz po prostu przeglądać według konwersacji. Myślę, że rozmowy powinny działać zgodnie z oczekiwaniami, nawet jeśli e-maile trafią do różnych folderów w zależności od kategorii. Użyj podfolderów, aby oddzielić od innych folderów i wstaw liczbę, aby uporządkować je według własnego uznania.

Leftium
źródło
Problem polega na tym, że znacznie zmniejsza widoczność różnych kategorii wiadomości e-mail. Nadal chcę, aby wszystkie te różne typy znalazły się w jednym widoku, więc nie muszę sprawdzać, co w zasadzie wynosi cztery różne skrzynki odbiorcze. CC i lista Mógłbym chyba tego uniknąć, ale zarówno recenzje kodu, jak i rzeczy, które znajduję się w wierszu „Do”, muszą absolutnie wylądować w najbardziej widocznym dla mnie miejscu. Być może istnieje sposób na pokazanie wielu folderów jako jednego? Przypuszczam, że właśnie to robią kategorie. Moim celem jest powstrzymanie się od cofania obecnego zachowania.
Greg Jackson
0

Skoro mówisz, że grupowanie według kategorii, to temat jest coraz bliżej, czy próbowałeś grupować według kategorii, odebrano, a następnie temat? To powinno rozwiązać, że nie jest to najnowsza wersja.

KCotreau
źródło
Grupowanie według grup „otrzymanych” według minuty i rozbija wątki konwersacji do tego stopnia, że ​​są całkowicie bezużyteczne. Nawet grupowanie według dnia, co nie wygląda na to, że potrafię, może zbyt mocno rozdzielić niektóre wątki (regularnie mam problemy o wysokim priorytecie, które obejmują wiele dni).
Greg Jackson