Wskazówki i porady dotyczące programu Microsoft Outlook dotyczące zwiększania komfortu użytkowania? [Zamknięte]

Jestem jednym z tych ciężkich użytkowników Microsoft Outlooka, którzy obecnie pracują nad wersją 2007. Bóg wie, że to narzędzie jest ciężkie i może powodować problemy. Zastanawiałem się, co tłum Super użytkowników musi zasugerować, aby poprawić wrażenia z użytkowania.

Kilka własnych sugestii:

1. Zawsze pracuj w trybie buforowanym (Narzędzia -> Ustawienia konta -> Zmień -> Użyj trybu buforowanej wymiany)
2. Skorzystaj z lokalnych możliwości archiwizacji programu Outlook
3. Użyj czytnika RSS programu Outlook - jest prosty i umożliwia dostęp offline do twoich kanałów
4. Jeśli masz subskrypcje e-mail do czasopism, blogów itp. - utwórz podkatalog, aby je zachować, oraz regułę, aby automatycznie je tam przenosić po przybyciu (jedna reguła na subskrypcję, w oparciu o e-mail nadawcy).

Możesz także udostępniać sugestie, które wymagają konfiguracji serwera Exchange, dla tych z nas, którzy mogą je dostarczyć swoim menedżerom IT.

Jakie są twoje sugestie?

PS: „Użyj Gmaila” nie jest akceptowaną odpowiedzią, niektórzy z nas nie kontrolują, z jakiego systemu poczty e-mail korzystamy ...

Używam opóźnionego wysyłania moich maili. Właśnie tworzysz nową regułę, która odracza wysyłanie wiadomości e-mail o określoną liczbę minut.

Mam zasadę zerowej skrzynki odbiorczej. Podczas czytania e-maila przenoszę go do innego folderu, aby wszystko w skrzynce odbiorczej było nowe i / lub możliwe do wykonania. Jeśli jest możliwe do wykonania, zwykle wykonuję tę akcję i szybko przesyłam wiadomość e-mail, aby moja Skrzynka odbiorcza była pusta tak bardzo, jak to możliwe.

Oto moje podstawowe makro. Przenosi wybrane wiadomości w okienku wiadomości lub bieżącej otwartej wiadomości do folderu „Skrzynka odbiorcza” pliku archiwum „Archiwum folderów osobistych”. Będziesz musiał zmienić nazwę pliku PST i folder, jeśli twój jest inny. Tworzę przyciski makr na głównym pasku narzędzi programu Outlook i na pasku narzędzi Czytaj okno wiadomości. Najlepiej jest też podpisać makra .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę zasobnika systemowego programu Outlook i wybierz „Ukryj po zminimalizowaniu”. Zawsze mile widziane jest więcej miejsca na inne aplikacje na pasku zadań :)

Dodałem makro do sprawdzania, czy wpisałem temat przed wysłaniem.

1. Naciśnij klawisze Alt + F11. Spowoduje to otwarcie edytora Visual Basic

2. W lewym okienku widać „Microsoft Outlook Objects” lub „Project1 ″, rozwiń to. Teraz widać „ThisOutLookSession”.

3. Kliknij dwukrotnie „ThisOutLookSession”. Otworzy się okienko kodu.

4. Skopiuj i wklej następujący kod w prawym okienku. (Okienko kodu)

Kod:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Musisz także podpisać makro - patrz moja odpowiedź na to pytanie .

Podoba mi się możliwość otwierania więcej niż jednego okna programu Outlook, na przykład jednego dla wiadomości e-mail, jednego dla zadań lub kalendarzy, gdy pracuję nad nimi razem. Kliknij prawym przyciskiem myszy element w okienku nawigacji:

Wybierz „Otwórz w nowym oknie”. Byłem przekonany, że jest do tego skrót klawiaturowy, ale nie mogę zmusić go do pracy z pamięci mięśniowej, ani znaleźć go w Internecie lub na oficjalnej pełnej liście skrótów klawiaturowych!

Alternatywnie, trzymanie się jednego okna, ale używanie skrótów klawiaturowych do przemieszczania się między kalendarzem, kontaktami, e-mailami itp .:

ctrl + 1 Przełącz na pocztę.
ctrl + 2 Przełącz na Kalendarz.
ctrl + 3 Przełącz na kontakty.
ctrl + 4 Przełącz na Zadania.
ctrl + 5 Przełącz na notatki.
ctrl + 6 Przełącz na listę folderów w okienku nawigacji.
ctrl + 7 Przełącz na skróty.

Mówiąc bardziej ogólnie, bardzo przydatne okazało się nauczenie się niektórych skrótów klawiaturowych do operacji, których najczęściej używam - pozwala to zaoszczędzić sporo czasu, kiedy sumuję je w ciągu dnia lub tygodnia, ponieważ spędzam dużo czasu w Perspektywy. Bardzo kompletna lista tutaj

a także tutaj

W odpowiedzi na komentarz Slink84 dotyczący zapomnienia o załącznikach, przeprowadziłem szybkie wyszukiwanie i natrafiłem na ten wpis na blogu, który opisuje proces tworzenia takiego makra.

Nie skopiowałem go tutaj, ponieważ jest dość długi.

Opcja przywoływania jest dość przydatna, gdy zapomniałeś coś o wysłanej wiadomości.

Wysłana wiadomość-> kliknij dwukrotnie wiadomość -> Inne czynności -> przywołaj

Mam koszmar skrzynki e-mail - używam tego jasnego kontekstu