Karty cykliczne co miesiąc w Trello

Czy istnieje sposób tworzenia powtarzających się kart / zadań w Trello? To jedyna rzecz, która uniemożliwia naszej organizacji korzystanie z Trello vs. Producteev.

Możesz to zrobić za darmo przy odrobinie wysiłku.

Mamy specjalną planszę, na której wszystkie karty „powtarzają się”. Nie trzeba tworzyć karty dla każdego wystąpienia zadania, wystarczy ponownie użyć tych samych kart!

Nasza tablica zawiera listy dziennych, tygodniowych, miesięcznych / kwartalnych, jednorazowych i zakończonych / wycofanych zadań. Niektóre karty mają dzień w tytule (Wt: Czyste biurko), przypominający o tym, kiedy to powinno nastąpić. Nigdy nie kopiujemy kart na następny dzień / tydzień, po prostu aktualizujemy aktywność kart i termin płatności.

Kiedy ktoś „wykonuje” zadanie, po prostu zmienia Termin i opcjonalnie wprowadza komentarz do działania. Działa świetnie, gdy tylko wymyślisz, jak go utrzymać.

Przykład: Mamy jedną kartę, która zawiera 5 kroków (lista kontrolna) do wypełnienia w ciągu tygodnia. Gdy każdy element listy kontrolnej jest zaznaczony, karta przechodzi dalej. Ostatnim elementem na liście kontrolnej jest „Resetuj kartę i zmień termin”. Więc jeśli terminem jest piątek, pozycje 1–4 są sprawdzane w ciągu tygodnia. Po zakończeniu wszystkich elementów ODKŁADAMY pola wyboru i zmieniliśmy termin na Następny termin. Trello śledzi te zmiany, dzięki czemu zawsze możesz wrócić i zobaczyć historię w komentarzach do aktywności.

Zapier może to zrobić za pomocą https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ !

Jest to bardzo proste, ale bardzo wydajne, możesz nawet dynamicznie wstawiać dzień tygodnia lub godzinę do karty (nie musi to być zawartość statyczna). Oczywiście możesz to zrobić codziennie lub co tydzień, zadzwoń!

Oto link: https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ i oto kilka zrzutów ekranu:

Oświadczenie: Jestem współzałożycielem Zapier, ale używam Trello bardzo osobiście (to działa!).

Metoda wykorzystująca Zapiera jest naprawdę łatwa w użyciu. Ale w bezpłatnej wersji Zapiera można użyć maksymalnie 5 zaps (tj. 5 kart ponownego wczytywania). Potrzebowałem co najmniej 10 zapów, a ponieważ jestem biednym studentem, nie mam pieniędzy na konto premium.

Więc zacząłem szukać metody za pomocą IFTTT. IFTT nie ma kanału Trello, ale wciąż istnieje prosty sposób na tworzenie kart ponownie: Użyj wyzwalacza „DATA I CZAS” i akcji „GMAIL”. Możesz zaplanować, aby gmail wysłał wiadomość e-mail, za pomocą której utworzysz kartę trello. Jest to możliwe codziennie, co godzinę, co tydzień, co miesiąc, co rok. Jeśli nie wiesz, jak utworzyć kartę za pośrednictwem poczty, spójrz tutaj: http://help.trello.com/customer/portal/articles/1216141-creating-cards-by-email#formattingTips

Zapier ma dostęp do Trello API. IFTTT ma dostęp do kalendarza. Oba mają dostęp do Dysku Google.

Utwórz wydarzenie, które dodaje dokument Dysku Google raz w miesiącu w IFTTT. Zrobiłem dla ciebie ten krok, jeśli chcesz skorzystać z mojego przepisu: https://ifttt.com/recipes/68810

Użyj nowego pliku wyzwalanego na Dysku Google jako zdarzenia dla nowej karty Trello w Zapierze. Zapier może filtrować wyniki z utworzonych dokumentów na Dysku Google, ale wydaje się, że nie ma możliwości skopiowania poprzedniej karty, więc będziesz tworzyć listy kontrolne od zera.

To automatyzuje niektóre twoje działania, ale nie prowadzi cię do końca.

Stworzyłem zap w Zapierze, który działa jak urok - przynajmniej w moim scenariuszu.

Zadanie w Zapierze tworzy nową kartę o takiej samej treści jak poprzednia karta. Wyzwalacz jest następujący: Gdy karta zostanie przeniesiona do listy „Gotowe” na mojej planszy ORAZ pole opisu zawiera słowo „Powtarzające się”, uruchamiany jest zap. Wszystkie pola są kopiowane ze starej karty, ale termin jest tworzony przy użyciu kombinacji nazwanych zmiennych Zapiera i funkcji dostosowania czasu.

W polu opisu kart, które chcę powtarzać, piszę „Recurring (21)”, gdzie liczba jest liczbą dni od daty przeniesienia poprzedniej karty na listę „Gotowe”. W Zap piszę

{{data__card__dateLastActivity}} +{{data__card__desc_Recurring}}d"

Spowoduje to utworzenie nowego terminu, np

08-04-2014 +21d

równa się

29-04-2014

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz http://zpr.io/HSke i https://zapier.com/help/advanced-tips/

Powyższy Zap działa dla mnie świetnie z pewnymi udoskonaleniami / wyjaśnieniami:

Najpierw zmieniłem „Recurring” na „recur” i umieściłem go w polu name, dzięki czemu mogę wpisać coś w rodzaju „Task name -recur (1)”, które można szybciej wstawić.

Po drugie, nazwy pól zmieniają się na:

{{data__card__dateLastActivity}} + {{data__card__name_recur}} d

i umieściłem to w polu terminu, zgodnie z opisem.

Należy również pamiętać, że Zap działa w co 5 minut podczas bezpłatnego okresu próbnego. A wchodząc do rzeczy, nie zapomnij umieścić podwójnych nawiasów klamrowych wokół pól.

Możesz użyć kalendarza Google, aby utworzyć comiesięczne wydarzenie (zalecam utworzenie nowego kalendarza tylko dla powtarzających się zadań trello, przechodząc do „Mój kalendarz” -> „Utwórz nowy kalendarz” po lewej stronie interfejsu internetowego). Następnie skonfiguruj przypomnienie e-mail dotyczące tego wydarzenia, a będziesz otrzymywać powiadomienia raz w miesiącu na e-mail. Gdy to zrobisz, skonfiguruj swojego klienta poczty e-mail, aby automatycznie przekazywał wiadomość e-mail z przypomnieniem do tablicy trello. W Gmailu zrobiłbyś to, tworząc filtr.

Jak wyjaśniono tutaj , możesz znaleźć adres e-mail swojej planszy trello w Ustawieniach e-mail… w sekcji Ustawienia na pasku bocznym trello.

Jedynym problemem związanym z tą konfiguracją jest to, że e-maile z kalendarza Google mają wiersz tematu w następującym formacie:

Przypomnienie: nazwa-zdarzenia @ ciąg-daty ( nazwa-kalendarza )

Ponieważ trello używa wiersza tematu przychodzących wiadomości e-mail do tworzenia nowych kart, tytuł nowych kart będzie zawierał nie tylko nazwę zdarzenia , ale pełny wiersz tematu.

Jedynym sposobem, w jaki widzę, że jest to obecnie możliwe, jest użycie interfejsu API Trello i okresowe „dodawanie” karty przez zewnętrzny system.

Wywołanie API do użycia znajduje się na tej stronie https://trello.com/docs/api/card/index.html

Znalazłem świetne rozwiązanie, które jest mieszanką opcji, które wielu z was sugerowało.

Utworzyłem nowy kalendarz w kalendarzu Google i w tym kalendarzu zamieszczam cykliczne wydarzenia. Następnie każę Zapierowi utworzyć nową kartę Trello dla każdego nowego wydarzenia w tym kalendarzu. Daje mi to także dynamiczną kontrolę nad tworzeniem nowych wydarzeń.

Możesz to zrobić za pomocą IFTTT , co może być tańsze niż korzystanie z Zapiera (w zależności od liczby powtarzających się zadań)

Tutaj jest napisany, zawierający linki do kilku przepisów IFTTT do użycia i szczegółowe informacje na temat tworzenia własnych. http://blog.getcorrello.com/2015/11/02/how-to-create-recurring-tasks-in-trello/

Trello niedawno (koniec 2016) dodaje tę funkcję jako władzy-up .

Aby z niego skorzystać, włącz go, przechodząc do Menu -> Dopalacze. Po włączeniu pojawia się z boku karty pod „Dopalaczami”. Powtórzenia mogą być cotygodniowe (dowolny dzień tygodnia) lub miesięczne (dzień miesiąca).

W przypadku konta bezpłatnego tylko jedno ulepszenie może być aktywne jednocześnie, więc rozwiązania IFTTT lub Zaiper mogą być nadal przydatne.