Spędziłem dużo czasu na przeprowadzaniu migracji poczty dla firm, które albo bardzo mało zajmowały się informatyką, albo nie miały pełnoetatowego personelu do obsługi typowych problemów. W rezultacie zasady dotyczące korzystania z poczty e-mail i najlepszych procesów nigdy nie zostały ustanowione. Użytkownicy końcowi w tych środowiskach są nietechniczni i mają tendencję do przeciwstawiania się zmianom.
Zdecydowanie rozumiem mechanizmy zmiany / przenoszenia / aktualizacji platform pocztowych. W większości przypadków pomagam firmom w przejściu z POP3 lub IMAP opartego na Linuksie na Microsoft Exchange. Ten rodzaj ruchu ujawnia wiele złych nawyków użytkownika.
Moje obawy nie dotyczą wyłącznie miejsca na dysku związanego z problemami z gromadzeniem wiadomości e-mail, które napotkałem w przeszłości ; zawsze jest jeden w każdej firmie . Chodzi o problemy i nadużycia, które często widzę, gdy współpracuję z konkretną firmą.
Podczas ostatniej migracji widziałem:
Użytkownicy, którzy
CC:
sami na każdym e-mailu (prawdopodobnie jako sposób na śledzenie wątków wiadomości?).300 megabajtów wiadomości w folderze Elementy wysłane ?!?
Ludzie, którzy wysyłają potwierdzenia programu Outlook do każdej wychodzącej wiadomości.
Użytkownicy, którzy utrzymują podfoldery dla każdego kontaktu, z którym korespondują. Czasem ręcznie. Czasami z bardzo złamanymi zasadami po stronie klienta.
Nadorganizacja podfolderów . (niektóre foldery zawierające tylko jedną wiadomość).
Podfoldery pod skrzynką odbiorczą (nie jestem pewien, czy jest to zła praktyka, ale wydaje się niewłaściwa).
Bezpłatne korzystanie z flag priorytetowych. Wszystko ma duże znaczenie !!
Ponad 4 lata wiadomości e-mail w folderze Elementy wysłane .
25 000 lub więcej elementów w Odebranych (z dużym odsetkiem nieprzeczytanych).
15 000 lub więcej wiadomości w folderze Elementy usunięte .
Użytkownik z 24 000 pozycji w swoim folderze Wersje robocze ! (wynik niewłaściwie zastosowanej reguły po stronie klienta).
Auto-archiwa wyrastają spod kontroli.
Jak to się stało?
- Czy e-mail jest stosunkowo nowy, a użytkownicy nie mają wiedzy o tym, jak z niego dobrze korzystać?
- Czy jest to problem z interfejsem użytkownika, w którym folder Elementy usunięte jest po prostu jednym kluczem ?
- Czy administratorzy nie starają się delikatnie poprawiać działań?
- Jeśli użytkownicy mają problemy z podstawową pocztą e-mail, jak mogę sprostać wyzwaniu, jakim jest nauczenie ich o odpowiedziach poza biurem i jak pracować z kalendarzem grupowym (łyk)?
Moje pytanie brzmi, czy istnieje standardowy zestaw wskazówek dotyczących zarządzania pocztą e-mail? (nawet broszura?)
Problemy z edukacją użytkowników spowalniają te wdrożenia, ponieważ zmieniam przepływ pracy, do którego dotarli ludzie na różne sposoby. A kiedy wpływa to na ludzi na wszystkich poziomach / rolach organizacji, wydaje się, że nie ma żadnego standardu.
źródło
Podoba mi się ta analogia Twojej skrzynki pocztowej w domu, aby spróbować poradzić sobie z „złymi” użytkownikami poczty e-mail.
Nie zostawiasz całego nieotwartego spamu w swojej skrzynce pocztowej, nie zapisujesz rachunków, zdjęcia siostrzenicy w zoo ani niczego innego. Wyjmujesz go i albo wyrzucasz, albo umieszczasz w innym miejscu do bezpiecznego przechowywania. Traktuj swoją skrzynkę e-mail, tak jak swoją skrzynkę domową.
Biorąc to pod uwagę, edukacja użytkowników i odpowiednie szkolenia mają duże znaczenie. Egzekwujemy limity skrzynek pocztowych w rozsądnym zakresie i dostosowujemy ograniczenia rozmiaru wysyłania i odbierania do Google, aby uniknąć problemów. Niezależnie od tego, zawsze będzie jeden użytkownik, który myśli, że wszystko „powinno po prostu działać” bez konieczności radzenia sobie z tym (tj. Wyczyść skrzynkę pocztową w pewnym momencie wielu lat akumulacji).
źródło