Jak mogę zapewnić dobrą prezentację ważnym, nietechnicznym interesariuszom?

Pod koniec miesiąca muszę przedstawić prezentację projektu oprogramowania, nad którym sam pracuję, który w zasadzie zdecyduje, czy dostanę pracę w pełnym wymiarze godzin w firmie Jestem zatrudniony na czas określony Na razie. Przedstawię moją prezentację prezesowi naszego działu i dwóm wiceprezydentom. Prezydent ma mniejszą wiedzę programistyczną niż pozostali dwaj wiceprezesi i ostatecznie muszę zrobić na nim wrażenie.

Jakie najważniejsze rzeczy muszę przekazać w prezentacji? Mój menedżer już powiedział mi, aby podkreślić następujące rzeczy:

1. Kieruję tym projektem we właściwym kierunku i mam pełną kontrolę nad wszystkim.
2. Kończę ten projekt zgodnie z harmonogramem.

Na jakich innych rzeczach powinienem się skupić podczas prezentacji, aby wydawać się godnym najemnika? Zastanawiam się nad podkreśleniem wysiłków, które podejmuję na poziomie projektowania, aby zmniejszyć ryzyko i niepewność w oprogramowaniu (dwie rzeczy, które, jak sądzę, są bardzo ważne dla osób zajmujących wyższe stanowiska).

Szczególnie martwię się o znalezienie właściwej równowagi między szczegółami technicznymi i nietechnicznymi w prezentacji. Jeśli nie podam żadnych szczegółów technicznych, prezes naszego działu nie będzie wiedział o wszystkich funkcjach oprogramowania „pod maską”, ale jeśli będę zbyt techniczny, może się zgubić i nie zrozumieć ważne punkty w prezentacji.

Wszelkie wskazówki będą mile widziane.

Poznaj swoich odbiorców.

Udało ci się już pokonać zasadę publicznego przemawiania - oceniłeś wiedzę techniczną osób, z którymi będziesz rozmawiać, i twoja prezentacja powinna być odpowiednio dostosowana. Nie martw się o wykasowanie prezentacji dużą ilością techno-garble i leet-speak.

Wielką pokusą w starciu z dużymi perukami jest naprawdę WOW ich imponujący słownik pojęć technicznych, teorii i aplikacji. Chodzi oczywiście o to, że jeśli wystarczająco oszołomiłeś szefa , to oczywiście musisz mieć kwalifikacje do tej pracy!

Prawdopodobnie zadziała to prawdopodobnie w krótkim okresie, gdy uzyskasz stanowisko w pełnym wymiarze godzin, którego szukasz. Prezydent jednak niewątpliwie odejdzie od spotkania, myśląc: „Nie mam pojęcia, o czym mówił ten facet”, i możesz założyć się o swoje życie, które będzie miało na nim wrażenie , jak na resztę życia .

Dlaczego to takie złe? W świecie biznesu prezesi, prezesi itp. Szukają ludzi, z którymi mogliby się komunikować. Tak, ważne jest, aby w okopach mieć wysoce zdolnych, zaawansowanych technicznie maniaków, którzy mogą debugować kod C, który współpracuje z niestandardowym portem szeregowym, ale zgadnijcie, co? Nie obchodzi ich to. Wszystko, na czym im zależy, to to, że masz kontrolę i że mogą ci zaufać . Najbardziej pewną drogą do kręgów wewnętrznych (awans, pieniądze, chwała, łupy) jest skuteczna komunikacja z przełożonymi.

Oto rada: skup się na dotychczasowych osiągnięciach w firmie. Nie zagłębiaj się w nakrętki, śruby i okablowanie - ich oczy błyszczą, a ty będziesz dla nich tylko kolejnym programistą . Poświęć czas na rozmowę o rzeczach, które mogą zrozumieć, i niech twoi szefowie odejdą od ciebie z pewnością siebie, mówiąc: „Ufam temu człowiekowi, że wykona robotę”.

Jedną z najważniejszych rzeczy, o których powinieneś pamiętać, jest to, aby nie przeceniać. Przedstawienie zbyt dużej ilości informacji, zwłaszcza jeśli chodzi o przedstawienie projektu technicznego nietechnicznemu personelowi, szybko straci odbiorców. Staraj się, aby każdy omawiany temat był istotny dla „dużego obrazu”.

Jeśli chodzi o „duży obraz”, kierownictwo nietechniczne zazwyczaj stara się przełożyć dyskusję techniczną na koszty, czas i jakość.

Mając to na uwadze, możesz wspomnieć o najważniejszych decyzjach podjętych w projekcie i podkreślić zalety tych decyzji pod względem kosztów, czasu i / lub jakości. Postaraj się wybrać 3-4 kluczowe decyzje i opisz je krótko. Jeśli będą chcieli uzyskać więcej informacji, zapytają (bądź przygotowany na odpowiedź!).

Gorąco polecam również , abyś poprowadził swoją prezentację przez nietechnicznego przyjaciela przedtem i uzyskał ich opinię. Bardzo łatwo jest myśleć, że jesteś nietechniczny, podczas gdy w rzeczywistości nadal używasz o wiele za dużo żargonu. Im mniej techniczny jest twój przyjaciel, tym lepiej. Spróbuj znaleźć kogoś, kto ledwo może włączyć komputer, a co dopiero programować. Jeśli potrafią podążać za sednem tego, co mówisz, jesteś w dobrej formie.

Przekonałem się, że większość ludzi technicznych (w tym ja) ma tendencję do bycia zbyt technicznymi. Szanse na to, że będziesz zaskoczony, jak mało technicznych rzeczy mogą śledzić. Na przykład, jeśli masz zamiar wyjaśnić, że redukujesz ryzyko i niepewność, wyraźnie zaznacz, że wszystkie projekty mają ryzyko i niepewność, nie tylko twoje, ponieważ to nie jest przekleństwo, że o tym wiedzą.

Jeśli ryzyko i niepewność wynikają z problemów nietechnicznych, a zarządzanie dotyczy ich, a przynajmniej jest ich świadome, to z całą pewnością uwzględnij to, co zrobiłeś.

Podkreśl także to, co pozytywne, ponieważ zabiorą co najmniej tyle z twojego tonu, co cokolwiek powiesz. Więc nie marnuj dużo czasu na ryzyko i niepewność. Jeśli musisz porozmawiać o tym później, aby zabezpieczyć się przed rzeczami, na które nie masz wpływu, możesz pokryć to, czego potrzebujesz od innych osób, aby wykonać zadanie zgodnie z harmonogramem. Ponieważ w przypadku większości projektów inne osoby, które nie robią tego, czego potrzebują w odpowiednim czasie, są realną możliwością, zmniejsza to ryzyko, że jesteś za to obwiniony.

Chociaż osoby techniczne zdają sobie sprawę z kluczowego znaczenia funkcji „pod maską”, osoby nietechniczne tego nie zrobią. Prawdopodobnie nie możesz zrobić nic więcej, niż powiedzieć, że ten projekt ma pewne problemy techniczne, na które warto było spędzić czas, takie jak foozbars, whatsits i bla blas, ale robisz to wszystko i wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.

Opis twojego projektu jest bardzo niejasny, ale spróbuję.

Wyobrażam sobie, że zbudowana przez ciebie aplikacja jest albo zamiennikiem innej aplikacji, albo narzędziem do automatyzacji procesu, który był lub nadal jest wykonywany ręcznie.
Wykonaj analizę przypadków dla różnych scenariuszy porównując przepływ pracy przed i po wprowadzeniu oprogramowania. Rzeczy, które chciałbym zobaczyć:

• pokaż, jak usprawniłeś bardzo popularne scenariusze
• pokaż wersje, które miały wady w obsłudze i sposób ich ulepszenia. pokaż, w jaki sposób wykorzystałeś otrzymane opinie.
• pokaż niektóre liczby lub tabele porównujące czas, wydajność, funkcje itp. przed i po. Oto co słyszę „Dzięki zastosowaniu static noisei more static noisemy zmniejszyły czas potrzebny do zrobienia X przez Y% ”

Osobiście nie dbam o to, co dzieje się pod maską, a twoi menedżerowie dbają o to jeszcze mniej (w rzeczywistości spędzam na tym dużo czasu i cieszę się tym, ale wiem, że nie generuję wartości, bawiąc się rzeczami, których nikt nie kiedykolwiek zobaczy). Oprogramowanie (komponent, biblioteka, środowisko lub aplikacja) musi być użyteczne (solidne, szybkie, elastyczne, przewidywalne) i rozsądnie przyszłościowe.

Jeśli cię zatrudniłem, chcę być przekonany, że cenisz te cechy. Chciałbym, żebyś mi wyjaśnił, w jaki sposób próbujesz je osiągnąć i dlaczego wybrałeś te środki. Chcę zobaczyć, że używasz dobrych narzędzi. Pokaż mi statystyki modułu do śledzenia projektów. Podaj mi przegląd metodologii programowania, których używasz, wyjaśnij je pokrótce i ich zalety (dla każdej rzeczy na ziemi istnieje fantazyjno-shmancy dwie linijki, które sprawiają, że brzmi to przekonująco). Pokaż mi, jak praca z Tobą będzie przyjemna, jak będziesz w stanie reagować na moje ciągle zmieniające się potrzeby i jak komunikacja z Tobą jest bardzo przyjemna, ponieważ nie tylko rzucasz mi szczegóły techniczne, ale oferujesz rozwiązania, które oczywiście są wdrażane na poziomie technicznym, ale będziesz w stanie reprezentować je w sposób, który rozumiem i który jest dla mnie odpowiedni.

Zastanów się nad tym, aby stworzyć premierę w formie gazety: najważniejsze rzeczy w pierwszej kolejności (zaplanuj, aby zacząć późno i wcześnie zostać odcięty), i opisz, kto, co, dlaczego, kiedy, gdzie i jak. Lubię szablony jednostronicowe One Minute Manager, zmuszają mnie do porządnego przygotowania.

Ponowny styl prezentacji:

• Skryptuj go i ćwicz wcześniej. Zrób sobie wideo, obejrzyj je następnego dnia rano. Ćwicz ponownie.
• Idź we własnym tempie (niektórzy pracują lepiej, jeśli zatrzymają się i wirują przy swojej kawie, ale czy możesz sobie wyobrazić powolnego Robina Williamsa?), Ale uwzględnij planowane przerwy i poprawki dla ważnych punktów. Czas ... jest trudny, wymaga praktyki.
• nie rób, nie rób PPT, stoisz tam i czytasz. Nie rób PPT, na którym mógłbyś stać i czytać, bo wtedy właśnie to zrobisz. Użyj PPT, aby wyświetlić grafikę, aby pokazać tylko słowo kluczowe lub dwa. Chcesz, żeby koncentrowali się na tobie, a nie na pre-presie. Rekomendacja Kawasaki 10/20/30 jest dobra.
• Ćwicz z wyprzedzeniem :), więc masz kilka wolnych cykli na nawiązanie kontaktu wzrokowego, obserwowanie wskazówek, które pozwolą ci się przystosować, i będziesz wiedział, co upuszczasz, jeśli zaczną cię zrywać z toru.

Re treść:

• Po podsumowaniu gazety opisz wymagania - i uwzględnij niektóre odroczone wymagania (rzeczy, których nauczyłeś się, ale nie mieszczą się w zakresie obecnego wysiłku) ... obejmują niektóre rzeczy, które początkowo uważałeś za wymagania, ale były w stanie zrzucić zbadane.
• Podaj kluczowe ryzyka w kategoriach biznesowych - nie będą obchodzić ryzyka, że ​​„dane RDF nie będą dobrze dzielone”, dbają o to, aby wziąć pod uwagę ryzyko, że „skalowanie modelu danych będzie wymagało przeróbki, jeśli otrzymamy coraz bardziej złożone dane klientów” i że masz odpowiedź na każde ryzyko: skąd będą wiedzieć, czy zdarzenie ryzyka ma miejsce (jaka jest twoja metryka) i co już z tym zrobiłeś, co zespół będzie w stanie z tym zrobić, jeśli tak się stanie.
• Może się zdarzyć, że ryzyko nie jest jeszcze dobrze zdefiniowane, jest źle traktowane lub jest katastrofalne i niemożliwe do naprawienia, jeśli wystąpi - powiedz tak. To, jak daleko sięgniesz do stosu ryzyka, zależy od tematu (gry medyczne?), Więc jest to obszar, w którym pokaże się twój osąd.

Podtekst: Pracujesz sam i zawsze jest to trochę przerażające dla kierownictwa - więc upewnij się, że podałeś wskaźniki tego, jak informowałeś innych o postępach, o tym, jak nauczyłeś się określonych i rzeczywistych wymagań. Kierownictwo uważa, że ​​część technologiczna jest nużąca i potrzebuje mądrych ludzi, ale ostatecznie zawsze jest wykonalna ... firmy rzadko odnoszą sukcesy lub porażki w oparciu o umiejętności techniczne, i wiedzą o tym, więc nie staraj się zbytnio zaimponować im, nie spróbuj nauczyć ich technologii. Zaimponuj im raczej, jak dobrze badasz i rozwiązujesz problem, katalizujesz dyskusję, informujesz o swoich postępach.

Dwa główne obawy nie wymagają niczego technicznego dla kierunku i terminowości twoich postępów. Uzyskaj opinie od innych zaangażowanych osób. Nie chcesz żadnych niespodziewanych pytań lub wątpliwości podczas prezentacji.

Skoncentruj się na kierunku projektu. Mogą potrzebować przypomnienia o tym, o co w tym wszystkim chodzi, lub nie byli zaangażowani w żadne planowanie. Podaje przykłady, w jaki sposób to osiągasz.

Przedstaw kamienie milowe projektu i swoje wyniki. Wspomnij o wszelkich zmianach specyfikacji, które mogły zmienić oś czasu.

Nie unikaj wspominania o jakichkolwiek problemach w projekcie. Kluczem jest to, jak udało ci się je pokonać. To powinno dać im wgląd w twoją zdolność radzenia sobie z przyszłymi wyzwaniami.

Mów powoli. Bądź spokojny. Nie zapomnij oddychać.

Chociaż możesz wyróżnić podjęte decyzje, zastosowane technologie i rozwiązania problemów, kierownictwo wyższego szczebla zwykle koncentruje się na kwestiach końcowych:

• W ten sposób realizacja tego projektu pomaga nam robić interesy szybciej, lepiej i przy niższych kosztach ...
• Szacowany koszt tego projektu to X, krótkoterminowe oszczędności to Y, a długoterminowe oszczędności to Z. (Możesz uciec, gdy X jest większy niż Y, ale lepiej jest mniejszy niż Z)

Niektóre z najlepszych punktów będą, jeśli podczas pracy nad projektem znalazłeś sposoby, które zwiększyłyby oszczędności lub wydajność w porównaniu z pierwotnym projektem. Możemy mieć nadzieję / założyć, że projekt nie zostanie uruchomiony, chyba że kierownictwo pomyśli, że będzie zarabiać / oszczędzać pieniądze ... jeśli zwiększysz wynik końcowy, co jest jeszcze lepsze.

Tego rodzaju wskaźniki są ważne, ponieważ jedną rzeczą, na którą patrzą, jest koszt utrzymania cię w miejscu i zastanawiania się, czy korzyścią wynikającą z tego będzie dodanie lub odjęcie od dolnej linii.

Zasada PowerPoint 10/20/30 od Guy Kawasaki byłaby moją sugestią, jeśli używasz PowerPointa w prezentacji, ponieważ zasady, które nakreśla, są całkiem dobre, mając tylko 10 slajdów, 20 minut itp.

Kilka rzeczy, które możesz rozważyć:

Baw ich. Nie bądź klaunem, ale odrobina pasji lub humoru sprawi, że zwrócą większą uwagę.

Zwolnij mowę i dodawaj pauzy, aby podkreślić.

Nawiąż kontakt wzrokowy ze wszystkimi osobami w pokoju, nie tylko z decydentem lub szefem, ponieważ inni mogą również wpływać na szefa ...

Staraj się mieć jakieś historie ... Opowiedz im o zabawnych rzeczach, które przydarzyły Ci się w trakcie projektu, a nawet o tych złych ... Spraw, by żyły w nastroju z Tobą ...

Podsumuj , podsumuj, podsumuj ... Zawsze dotrzymuj im kroku ...

Dobra wskazówka: Nacisk na problemy techniczne, z którymi mogą się zająć ... Spraw, by poczuli, że rozumieją również część techniczną .. To zapewni im dobre samopoczucie ...

Używaj takich stwierdzeń, jak tylko to dobre pytanie ...

Napisałeś,

„Szczególnie martwię się o znalezienie właściwej równowagi między szczegółami technicznymi i nietechnicznymi w prezentacji”.

Garr Reynolds jest jednym z wiodących ekspertów w sztuce prezentacji, aw jednym ze swoich postów na blogu z 2005 roku (wciąż aktualnym) porównuje style prezentacji Steve'a Jobsa i Billa Gatesa. Nawet jeśli nie przeczytasz wnikliwego artykułu, możesz uzyskać wskazówkę ze zrzutów ekranowych porównujących pokaz Billa i pokaz Steve'a, która prezentacja jest bardziej przekonująca, a która bardziej prawdopodobne, aby uśpić publiczność (wskazówka: ta z wszystkie wypunktowane punkty i przereklamowane stylizacje).

http://presentationzen.blogs.com/presentationzen/2005/11/the_zen_estheti.html

Od 2005 roku Bill poprawił swój styl prezentacji, a Garr opisuje ulepszenia Billa w blogu z 2010 roku.

http://www.presentationzen.com/presentationzen/2010/08/the-naked-transformation-of-bill-gates-the-presenter.html