Folder wyszukiwania programu Outlook - jak filtrować wiadomości, które mają jedną kategorię, ale nie mają innej?

Przechodzę z konfiguracji Google Apps w mojej starej firmie do Outlooka 2007 w mojej nowej firmie i staram się, aby „poczuła się jak w domu”.

Planuję używać folderów wyszukiwania do obsługi moich etykiet statusu, ale najważniejsze jest to, że mam również kategorię „Gotowe”. Jeśli więc wiadomość ma kategorię „Następna czynność”, ale także kategorię „Zakończono”, nie chcę, aby pojawiała się w folderze wyszukiwania.

Biorąc za przykład kategorię Następna akcja, skonfigurowałem folder wyszukiwania z następującymi kryteriami:

• Kategoria -> to dokładnie „S / Next Action”
• Kategoria -> Nie zawiera „Gotowy”

Jednak ten filtr wydaje się być filtrem „lub”, a nie „i”. Tak więc otrzymuję wszystkie wiadomości z Next Action, ale także wszystkie wiadomości, które nie mają kategorii „gotowe”.

Jaki jest najlepszy sposób na zaradzenie tej sytuacji?

Po pewnym czasie wydaje się, że znalazłem rozwiązanie dla mojej konkretnej sytuacji.

Proste rozwiązanie

Pytanie mądre, wiem, że mogę przeprowadzić wyszukiwanie za pomocą:

kategoria :( „S / Next Action” NOT „S / Finished”)

Ale w moim przypadku rozwiązanie było nieco prostsze:

• Utwórz nowy folder wyszukiwania
• W obszarze Kryteria, na karcie „Więcej opcji” wybierz „S / Next Action” z listy kategorii
• Na karcie „Zaawansowane” wybierz „Kategorie” dla pola
• Ustaw kryteria na „Nie zawiera”
• Ustaw wartość na „S / Gotowe”

To rozwiązanie działa, ale oczywiście napotkałoby trudności, gdyby zapytanie kiedykolwiek wymagało bardziej złożonego.

Bardziej wydajne rozwiązanie

Dzięki temu niesamowitemu artykułowi udało mi się to rozgryźć. Poniżej znajdują się kroki z tego artykułu:

Włączanie QueryBuilder w programie Outlook 2007 przez włamanie do rejestru

• Uruchom polecenie regedit w poleceniu uruchomienia lub za pomocą Win+R
• Przejdź do HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \
  • Jeśli masz program Outlook 2007, przejdź do folderu 12.0
• Kliknij prawym przyciskiem myszy program Outlook i dodaj nowy klucz. Nazwij go jako QueryBuilder
• Wyjdź z edytora rejestru.

Tworzenie zapytania zaawansowanego

1. W programie Outlook wybierz menu „Narzędzia” -> „Wyszukiwanie błyskawiczne” -> „Wyszukiwanie zaawansowane”
2. Kliknij kartę „Kreator zapytań” (która nie istniała przed włamaniem do rejestru)
3. Zdefiniuj pierwsze kryteria
   • Pole: „Kategorie”
   • Warunek: „zawiera”
   • Wartość: „S / Next Action”
4. Zdefiniuj drugie kryteria
   • Pole: „Kategorie”
   • Warunek: „nie zawiera”
   • Wartość: „S / Gotowy”
5. Wybierz grupę logiczną
   • Z menu rozwijanego „Grupa logiczna” wybierz „ORAZ”. Jest to kluczem do upewnienia się, że Outlook egzekwuje wszystkie kryteria (co zwykle nie jest prawdą; stąd ten post)
6. Ustaw zakres wyszukiwania na żądany poziom
   • Z menu „Szukaj:” wybierz „Wiadomości” (prawdopodobnie już wybrane)
   • Kliknij „Przeglądaj”
   • Upewnij się, że wszystkie odpowiednie foldery są zaznaczone (wybrałem całą skrzynkę pocztową)
   • Zaznacz pole wyboru „Przeszukaj podfoldery”

Zapisywanie zapytania jako folderu wyszukiwania

• W oknie Wyszukiwanie zaawansowane kliknij „Plik”
• Kliknij „Zapisz jako folder wyszukiwania” i nazwij folder wyszukiwania.

Sukces!

Mamy to! Problem rozwiązany.