Czy jest jakiś sposób korzystania z wyszukiwarki pokoi bez list pokojów?

10

Korzystam z programu Outlook 2010, a nasi administratorzy Exchange skonfigurowali skrzynki pocztowe dla wielu sal konferencyjnych dostępnych w naszych obiektach. Wydaje się jednak, że nie mają skonfigurowanych list pokojów. (Zbieram to, ponieważ nie widzę menu rozwijanego „Pokaż listę pokoi”. Widzę jednak puste sekcje „Wybierz dostępny pokój” i „Sugerowane czasy”).

Czy jest jakiś sposób, abym nadal mógł korzystać z wygodnej funkcjonalności (za pośrednictwem lokalnej książki adresowej pokoju lub podobnej) wyszukiwarki pokoi bez generowania list pokoi na serwerze Exchange?

microsoft-outlook microsoft-outlook-2010 microsoft-outlook-2013 microsoft-outlook-2016 Iszi
źródło
1
Czy ktoś mógłby wyjaśnić, jak to jest nie na temat? Z pewnością jest to pytanie użytkownika pulpitu, ale dotyczy funkcji oprogramowania dość specyficznej dla przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego doszedłem do wniosku, że lepiej będzie tutaj służyć, niż Super User .
Iszi
SuperUser może być odpowiednią stroną do tego. Błąd serwera jest przeznaczony wyłącznie dla profesjonalnych administratorów, a nie użytkowników końcowych. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami .
Sven

Odpowiedzi:

6

Jedynym sposobem konfigurowania list pokoi jest TYLKO administrator Exchange. Osobiście nie znalazłem żadnego dobrego sposobu na obejście tego. To, co możesz chcieć zrobić, to skonfigurować jedną lub więcej lokalnych list adresów zawierających tylko sale konferencyjne. Następnie wybierz je podczas planowania i ROZWIŃ listę i usuń wpisy, które nie działają dla Ciebie. Interesujące, gdy to zrobisz, wyszukiwarka pokoi wskaże, które czasy mają konflikty, a które nie. Umożliwiając łatwiejsze znalezienie pokoju.

mdpc
źródło
2
Minusem tego podejścia jest to, że Wyszukiwarka pokojów pomyśli, że pokoje są uczestnikami, i nie pokaże ich w sekcji „Wybierz dostępny pokój”.
oberlies
4

Z tego, co się dowiedziałem, Wyszukiwarka pokoi będzie działać tylko wtedy, gdy użyjesz dedykowanego okna dialogowego „Wybierz pokoje” (dostępnego za pomocą przycisków „Pokoje ...” lub „Dodaj pokoje ...”) i bezpośrednio tam wejdziesz. Gdy określisz pokoje w inny sposób, np. W polu Do lub na liście Wszystkich uczestników, Wyszukiwarka pokoi uzna pokoje za zwykłych uczestników i np. Nie pokaże ich jako „dostępnych pokoi” na liście Sugerowane czasy.

Tak więc prostym sposobem korzystania z Wyszukiwarki pokoi jest ręczne wybranie wielu pokoi w oknie dialogowym „Wybierz pokoje”.

Może to być jednak niewygodne, jeśli masz długą listę pokojów kandydujących. Aby rozwiązać ten problem, możesz skorzystać z lokalnej grupy kontaktów. Utwórz taką grupę, nazwij ją „Moje pokoje” i dodaj do niej pokoje, które chcesz wziąć pod uwagę podczas spotkań. Następnie utwórz nowe Spotkanie i użyj grupy w następujący sposób:

  1. Wpisz nazwę grupy „Moje pokoje” w polu Do
  2. Jeśli program Outlook jeszcze nie rozpoznaje grupy, kliknij „Sprawdź nazwy”
  3. Kliknij znak plus po lewej stronie „Moich pokoi” i potwierdź okno dialogowe
  4. Wytnij wszystkie pokoje w polu Do ( CTRL+ A, CTRL+ X)
  5. Wprowadź uczestników
  6. Otwórz okno dialogowe „Wybierz pokoje” ( ALT+ Mlub kliknij przycisk Pokoje po prawej stronie pola tekstowego lokalizacji)
  7. Wklej pokoje w polu Pokoje i potwierdź okno dialogowe ( CTRL+ V, ENTER)

Teraz program Wyszukiwarka pokoi pokaże dostępne pokoje z osobistej listy pokojów kandydujących.

oberlies
źródło
w odniesieniu do komentarza: „Może to być jednak niewygodne, jeśli masz długą listę pokojów kandydujących”. możesz po prostu użyć Shift + kliknij, aby wybrać wiele pokoi w oknie dialogowym „Dodaj pokoje”
majsterkowicz
w odniesieniu do komentarza „Wyszukiwarka pokoi będzie działać tylko wtedy, gdy użyjesz przycisku Dodaj pokoje w Asystencie planowania”. Możesz także kliknąć przycisk „Pokoje” na stronie Spotkanie.
majsterkowicz
@ Tinker Dziękujemy za zwrócenie uwagi na dwa sposoby przejścia do okna dialogowego Pokoje.
Zawarłem
@ Tinker Shift + Kliknij, aby wybrać wiele pokoi, jest wygodny tylko wtedy, gdy są one w jednej sekwencji. W moim przypadku tak nie jest - istnieją np. Prywatne sale konferencyjne, z których nie mogę korzystać.
oberlies
Świetna odpowiedź - dzięki! Wiedziałem, że mogę utworzyć lokalną grupę kontaktową, ale nie działała ona poprawnie, gdy wchodziłam do niej bezpośrednio w polu DO. Nawet jeśli ręcznie zmienisz każdy pokój z „Wymaganego uczestnika” na „Zasób” (w Asystencie planowania), pokoje nie pojawią się poprawnie w Wyszukiwarce pokoi. Ta sztuczka polegająca na wycinaniu / wklejaniu w końcu zadziałała!
jimtut
1

Może to być możliwe alternatywne rozwiązanie: Dostosowywanie nowego formularza wezwania na spotkanie w programie Outlook (support.office.com) . Zasadniczo tworzysz własny formularz spotkania wypełniony żądanymi pokojami:

  • Otwórz program Outlook i skup się na folderze kalendarza
  • Z menu wybierz Narzędzia -> Formularze -> Formularz projektu
  • Upewnij się, że w rozwijanym menu „Szukaj w” wybrana jest „Biblioteka standardowych formularzy”, zaznacz „Spotkanie” na liście dostępnych formularzy i kliknij Otwórz
  • Dodaj pokoje, które chcesz na spotkanie
  • Kliknij „Narzędzia -> Formularze -> Opublikuj formularz jako” i zapisz go w bibliotece formularzy osobistych.
  • Użyj tego nowego formularza, aby tworzyć spotkania w przyszłości!

Prawdopodobnie jest dobry sposób na utworzenie skrótu do nowej formy i umieszczenie go na wstążce ...

Ian
źródło
Pamiętaj, aby przed opublikowaniem wybrać: „Brak” na liście pokoi. Tylko, aby domyślnie nie wybierać pokoju podczas tworzenia spotkania, a pole „Do” jest puste.
Wasted_Coder
Jak to zrobić w programie Outlook 2016?
rustyx
1

Najlepszym rozwiązaniem, jakie osobiście znalazłem, jest dodanie bloku pokoi, z którego chcę wybrać, do asystenta planowania, a następnie wybierz Zapisz jako i wybierz „Szablon programu Outlook” jako typ pliku i zapisz plik gdzieś przydatny. Mam jeden plik szablonu dla każdego piętra budynku, w którym się znajduję. Po prostu idę do folderu dokumentów i stamtąd otwieram plik szablonu dla piętra, na którym chcę zarezerwować. Jeśli to zrobisz, pamiętaj, aby pozostawić puste pola Temat i Do przed zapisaniem.

Nadal nie znalazłem sposobu na wyświetlenie pojemności pomieszczenia na ekranie Asystenta planowania. Gdyby można to zrobić bez konieczności wchodzenia w przycisk Dodaj pokoje, byłbym bardzo szczęśliwy.

Izrael
źródło