Kalendarz Outlook 2007/2010: ukryj spotkania w określonej kategorii

Pytanie

Czy w programie Outlook 2007/2010 jest jakiś prosty sposób na pokazywanie / ukrywanie spotkań w określonej kategorii? Najlepiej tylko dla określonego widoku (w tym przypadku widok miesiąca).

Uwaga: prawie skończyłem pisać to pytanie, dodając jeszcze jedną opcję „Co próbowałem”, kiedy znalazłem akceptowalne (choć niedoskonałe) rozwiązanie. Pamiętając ten post na blogu SE , pomyślałem, że równie dobrze mogę go opublikować i sam odpowiedzieć. A kto wie, może ktoś ma bardziej eleganckie rozwiązanie.

Powód, dla mnie osobiście jest to, że chciałbym, aby ukryć „małe, cykliczne spotkania” jak nasze codzienne stand-up spotkanie w widoku miesięcznym. Wolę funkcję programu Outlook przeznaczoną do tego (musi być jedna do tego, prawda?), Ale jestem również otwarty na obejścia lub sugestie dotyczące wtyczek.

Oczekiwałem, że gdzieś znajdę listę kategorii (z dodaną opcją „Bez kategorii”), w której możesz wybrać / odznaczyć, z których kategorii chcesz zobaczyć spotkania. Coś w rodzaju tej makiety:

Co próbowałem

1. Edytuj „Ustawienia widoku” i użyj „Filtruj ...” w kategoriach. Ma to kilka wad, z których główną jest to, że filtr pozwala mi tylko wybrać to, co chcę pokazać , ale nie to, co chcę ukryć . Nawet jeśli zaznaczę wszystkie kategorie oprócz jednej dla filtra, nadal ukryłbym każde niesklasyfikowane spotkanie.
2. Podobne do 1, ale następnie przy użyciu filtrów zaawansowanych. Nadal jest nieco niezdarny, ponieważ zmiana widoków może wynosić do trzech kliknięć, ale jak dotąd jest to najlepsze rozwiązanie (patrz odpowiednia odpowiedź poniżej).
3. Tworzenie podkalendarza dla tych „małych” spotkań, które chcę ukryć. To wydawało się nieco niezdarne i jak przesada, ale zapewniło łatwą opcję „zaznacz / odznacz”, aby pokazać / ukryć te spotkania.
4. Wyszukaj wtyczki, które to robią. Nie można znaleźć (jeszcze).

Jak obiecałem powyżej, oto moja aktualna odpowiedź na to pytanie. Instrukcje są specyficzne dla programu Outlook 2007, ale niewielkie różnice powinny również działać w 2010 i 2013 r.

1. Na wstążce „Widok” kliknij „Ustawienia widoku”
2. Kliknij opcję „Filtruj ...”
3. Wybierz zakładkę „Zaawansowane”
4. Dodaj regułę w polu „Często używane pola”> „Kategorie”
5. Wprowadź warunek „nie zawiera”
6. Wprowadź dokładną nazwę kategorii w polu Wartość
7. Naciśnij „Ok”, aby zamknąć okna dialogowe
8. Na wstążce „Widok” otwórz „Zmień widok” i wybierz „Zapisz bieżący widok jako nowy widok ...”

Voila, teraz zapisałeś widok, który odfiltrowuje spotkania z niektórych kategorii. Jeśli chcesz przełączać się między przyciętym widokiem a pełnym widokiem kalendarza, możesz użyć przycisku „Zmień widok” na wstążce „Widok”.

Pierwotnie zrobiłem sugerowane tutaj zaawansowane filtrowanie, ale okazało się, że nadal wyświetlają i zaśmiecają pasek „Todo” z boku wiadomości e-mail, ponieważ nie ma opcji filtrowania.

Potem natrafiłem na tę odpowiedź z bardzo prostym „doh, dlaczego o tym nie pomyślałem!” rozwiązanie stworzenia kolejnego kalandru. Teraz powtarzam moje spotkania i przypomnienia, dzięki czemu nie mogę przegapić ważnych.

Zredagowałem powyższą odpowiedź z niezbędnymi zmianami, aby działała.

1. Na wstążce „Widok” kliknij „Ustawienia widoku”
2. Kliknij opcję „Filtruj ...”
3. Kliknij przycisk „Więcej opcji”
4. Zaznacz każdą kategorię oprócz tej, którą chcesz wykluczyć.
5. Przejdź do karty SQL.
6. Zaznacz „Edytuj te kryteria bezpośrednio. Wszystkie inne zakładki będą niedostępne. ”.
7. Dodaj kolejną kategorię HOLIDAYo takich samych kryteriach do listy.

8. Dodaj jeszcze jeden fragment składni SQL na końcu:

   OR ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%')
   

   Umożliwi to wyświetlanie nieposortowanych pozycji kalendarza.

9. Na wstążce „Widok” otwórz „Zmień widok” i wybierz „Zapisz bieżący widok jako nowy widok ...” Teraz zapisałeś widok, który odfiltrowuje spotkania z niektórych kategorii. Jeśli chcesz przełączać się między przyciętym widokiem a pełnym widokiem kalendarza, możesz użyć przycisku „Zmień widok” na wstążce „Widok”.

Przykład składni SQL:

"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'A - Important and Immediate' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'B - Important and Not Immediate' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'C - Not Important and Due Soon' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'D - Uncategorized' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'I - Informational' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'P - Pending Requests' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Personal' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Business' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Important' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'HOLIDAY' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%'

Wykorzystałem twoje początkowe podejście (wielkie dzięki!), Ale chciałem ukryć małe, powtarzające się spotkania, które ustaliłem dla siebie przed pojawieniem się w moim kalendarzu.

Pierwszą rzeczą, którą zrobiłem, było to, że zredagowałem moje małe, powtarzające się spotkania dla siebie jako NISKIE znaczenie.

Następnie dodatkowe zmiany pod numerem 3 ..

3. Kliknij kartę „Zaawansowane”
4. Kliknij menu rozwijane „Pole” w obszarze „Zdefiniuj więcej kryteriów”.
5. Kliknij „Wszystkie pola spotkań” i wybierz „ważność”
6. Ustaw „warunek” na „nie równy”, a następnie wybierz „wartość” na „niski”