Jak nalegać, aby amerykańskie hotele akceptowały płatność kartą kredytową mojego pracodawcy, zamiast prosić o osobistą kartę kredytową przy zameldowaniu?

Pracuję dla organu rządowego w Stanach Zjednoczonych. W ramach mojej pracy od czasu do czasu odbywam kilkudniowe podróże. Moje pobyty hotelowe są opłacane przez mojego pracodawcę i są zwolnione z podatku.

Często mam problem z płaceniem za hotele związane z biznesem. Przed podróżą moje biuro składa formularz z hotelami, który ma umożliwić hotelowi obciążenie mojego pokoju kartą kredytową biura. Jednak nieuchronnie, kiedy się melduję, za każdym razem hotelarz nalega, że ​​muszę użyć mojej karty osobistej. Oznacza to, że muszę tymczasowo pokryć koszty mojego pokoju (do czasu otrzymania zwrotu kosztów), ale także, że państwo musi teraz płacić podatki (co jest złym wykorzystaniem środków podatników).

Jak mogę uzyskać hotel, który akceptuje płatność kartą kredytową mojego pracodawcy, zamiast nalegać na użycie mojej karty osobistej?

Problemem nie jest tutaj korporacyjna karta kredytowa, ale to, że próbujesz to zrobić bez fizycznej karty. Numer karty kredytowej jest wystarczający do dokonania rezerwacji, dlatego połączenie telefoniczne działa w tym celu, ale odbiór musi obciążyć depozyt po przyjeździe, a jego protokół nakazuje, że musisz przekazać kartę fizyczną. Hotel nie dba szczególnie o to, czy należy do Ciebie, czy do firmy, o ile jest ważny i ma na nim swoje imię.

Rozsądną rzeczą byłoby to, że twój pracodawca daje ci fizyczną korporacyjną kartę kredytową , której możesz użyć do opłacenia depozytów i uregulowania rachunku. Ponieważ twój pracodawca jest organem rządowym i nie robi tego, przypuszczam, że nie są zdrowi psychicznie.

Inną opcją jest przedpłata za pokój hotelowy przy użyciu firmowej karty kredytowej. Nadal może być konieczne przekazanie osobistej karty kredytowej do depozytu (na pokrycie nalotu na minibar itp.), Ale należy ją zwrócić w całości w ciągu jednego lub dwóch dni od wyrejestrowania, bez ponoszenia kosztów przez ciebie ani podatnika.

Zobacz także: Rezerwacja hotelu za pomocą mojej karty kredytowej dla trzeciej osoby. Czy ta osoba będzie miała problemy przy odprawie?

Podobna sytuacja miała miejsce w naszej działalności, w której chcieliśmy zarezerwować i zapłacić za zakwaterowanie dla odwiedzających, ale (oczywiście) bez podawania tym odwiedzającym naszych danych karty płatniczej.

Początkowo robiliśmy to, co wydaje się robić twój pracodawca: wysyłaliśmy do hotelu autoryzację karty zewnętrznej dla każdej rezerwacji i mieliśmy nadzieję, że będzie ona powiązana z rezerwacją / odebrana przez personel hotelu. Niestety, jak się przekonałeś, często nie działało to zgodnie z planem - nasi goście często musieli zawstydzać się przy odprawie, aby załatwić sprawę. Oczywiście mogło być (jak sugerują inni) to, że zostali poproszeni jedynie o udzielenie wstępnego autoryzacji dla dodatków, ale nawet to powinno było zostać obciążone naszą kartą, więc nadal było niezadowalające.

Rozwiązaniem tego problemu było otwarcie konta firmowego w sieci hoteli, która została zaprojektowana specjalnie do obsługi tego rodzaju rezerwacji. Problem jest nie tylko rozwiązany, ale także otrzymujemy zdyskontowane stawki i nieoprocentowane kredyty z hotelu, a także szczegółowe miesięczne rozliczenia według miejsc powstawania kosztów. Uśmierzył tak wiele punktów bólu!

Wydaje mi się, że jest to coś, co oferuje większość dużych sieci, ale z tego powodu warto zapisać się w programie Business Advantage firmy IHG . Dodatkową korzyścią z tego programu jest to, że osoba dokonująca rezerwacji otrzymuje punkty Business Rewards, podczas gdy gość przebywający w hotelu nadal otrzymuje swoje własne punkty Rewards Club jak zwykle (a jeśli obie są tą samą osobą, punkty bonusowe!).

W przeszłości moja firma płaciła za pobyty hotelowe przy użyciu firmowej karty kredytowej biura podróży. Proces był dla mojego biurowego biura podróży wypełnieniem formularza autoryzacji karty kredytowej i przesłaniem faksem do hotelu. Najlepiej byłoby, gdyby po tym nastąpiła rozmowa telefoniczna w celu potwierdzenia odbioru i zaakceptowania płatności strony trzeciej.

Przykładowy formularz autoryzacji karty kredytowej wygląda następująco

Oto jeden ze sposobów, aby sprawić, aby Twoje biuro miało priorytet na pierwszym miejscu.

Przed wyjazdem zapytaj biuro biznesowe, czy rozwiązały problem karty kredytowej w hotelu. Jeśli nie, poinformuj ich, że nie możesz iść, dopóki tego nie zrobią. Prawdopodobnie po prostu cię zdmuchną i powiedzą „tak, to dobrze”.

Następnie upewnij się, że podczas odprawy odbywa się to w normalnych godzinach pracy. Innymi słowy, gdy masz pewność, że pracownicy biura firmy są przy swoich biurkach.

Rozpoczniesz proces odprawy. Hotel prosi o podanie karty kredytowej. Mówisz im, że jest w aktach. Następnie ponownie proszą o fizyczną kartę. W tym momencie dzwonisz do biura firmy i mówisz, że nie możesz się zameldować w hotelu. NIE oferuj korzystania z własnej karty. Niech biuro biznesowe porozmawia z hotelem.

Stanie się jedna z dwóch rzeczy. Albo biuro biznesowe / hotel to załatwi, albo wrócisz do samolotu i wrócisz do domu. Jeśli w końcu pójdziesz do domu, twój menedżer prawdopodobnie będzie szalony. Upewnij się, że jest skierowany do biura firmy.

Ktoś wtedy upewni się, że masz kartę firmową, z twoim imieniem lub LUB upewni się, że przy następnej odprawie nie będzie potrzeby okazania karty kredytowej.

Twoja perspektywa zakłada, że ​​oszustwo nie istnieje. Co powstrzymuje Franka Abagnale (a nawet oszusta ogrodniczego) przed sfałszowaniem tych wszystkich rzeczy za pomocą skradzionych danych karty kredytowej?

Transakcje „brak karty” są z natury ryzykowne dla hotelu. Wydawcy kart kredytowych ponoszą pewną odpowiedzialność za oszustwa. Teraz, gdy charakter firmy absolutnie wymaga fizycznej obecności klienta, trudno jest wytłumaczyć menedżerom ryzyka, dlaczego w ogóle robisz transakcje „brak karty” .

Menedżer ds. Ryzyka powiedziałby: „Po prostu rób interesy w normalny sposób. Klient fizycznie przedstawia kartę, koniec”. Innymi słowy, jeśli twój pracodawca nie da ci fizycznej karty, uważają, że to nie ich problem.

Ich odpowiedzią dla ludzi takich jak ty jest to, że podstawową metodą płatności jest karta, którą fizycznie prezentujesz, która jest prawdopodobnie twoją kartą . Są również gotowi wypróbować to w sposób, w jaki prosisz ich (lub nie) ... a jeśli to faktycznie działa, to nie masz szans. Podsumowując, są one wypłacane przez ciebie, chyba że coś innego się uda.

Jednym z rozwiązań jest użycie usługi Samsung Pay (jeśli Twój telefon lub zegarek ją obsługuje)

1. W telefonie podajesz informacje o karcie kredytowej firmy

2. Gdy musisz dokonać płatności, uruchamiasz Samsung Pay i uwierzytelniasz się za pomocą kodu PIN lub odcisku palca.

3. Telefon generuje unikalny numer karty kredytowej dla każdej transakcji.

4. Ważna część: Samsung Pay jest kompatybilny wstecz. Nawet jeśli terminal płatniczy nie akceptuje płatności mobilnych NFC, możesz po prostu dotknąć tylnej części telefonu miejscem, w którym znajduje się czytnik magnetyczny, a Twój telefon będzie naśladować pasek magnetyczny wygenerowanej przez niego unikalnej karty kredytowej (działa to na wszystkich zaciski, które mają czytniki magnetyczne na krawędzi urządzenia i nie są głęboko osadzone w samym urządzeniu).

5. Jeśli jest to wstępna autoryzacja, początkowo pojawia się w banku jako kwota 1 USD, która później przekształci się w dowolną kwotę, którą hotel zdecyduje się ostatecznie obciążyć. Jeśli zmuszą Cię do wypełnienia papierowego formularza oprócz elektronicznej wstępnej autoryzacji, umieścisz tylko cztery ostatnie cyfry wygenerowanego numeru karty kredytowej wraz z gwiazdkami przed nim. A jeśli chcą sprawdzić autentyczność podpisu, przedstaw im swój telefon (lub zegarek), aby mogli porównać podpisy.

6. Część zwolnienia podatkowego: Nie jestem ekspertem, ale po dalszych badaniach możesz dodatkowo zrobić zrzut ekranu z potwierdzeniem transakcji z telefonu i wysłać go do hotelu w celu uzyskania dokumentacji podatkowej. Ten ekran potwierdzenia będzie zawierał 4 ostatnie cyfry unikatowo wygenerowanego numeru karty kredytowej, ale w tle pokaże również 4 ostatnie cyfry oryginalnej rządowej karty kredytowej, której może potrzebować hotel (oprócz innych zwolnień podatkowych wymagana dokumentacja), jeśli nie chce być zmuszana do płacenia podatków od sprzedaży z własnej kieszeni.

Uwaga. Aby zrobić zrzut ekranu na telefonie Samsung, naciśnij jednocześnie przycisk zasilania i przycisk home. Aby zrobić zrzut ekranu zegarka Gear S3, naciśnij przycisk początkowy zegarka, jednocześnie przesuwając palcem od lewej do prawej na zegarku.

Oto co bym zrobił:

1: Poinformuj biura korporacyjne hotelu o swoim problemie i poproś o przydzielenie konta pracownikom państwowym dla twojego biura - zazwyczaj kiedy to nastąpi, spodziewają się pewnej liczby pobytów rocznie, ale również udzielą zniżki .

Twój stan może już mieć taki program podróży skonfigurowany z siecią hoteli, twoje stany rachunkowe i biura podróży mogą być w stanie dostarczyć ci bardziej szczegółowych informacji. Zasadniczo taki system można wystawić bezpośrednio na konkretny numer rozliczeniowy przypisany przez twojego pracodawcę [urząd stanu] - zazwyczaj te ustalenia Z WYJĄTKIEM takich incydentów, jak telefon i alkohol .. w przypadku których urzędnik poprosi o dane karty.

Zgaduję również, że formularz przesłany do hotelu ma w formularzu identyfikator zwolnienia z podatku.

2: Jeśli ten hotel to sieć, możesz również dołączyć do programu świadczeń i mieć do tego dane z karty biura, ten scenariusz przechowywania karty rządowej jest prawdopodobnie trudniejszy, ponieważ myślę, że będą chcieli mieć kartę fizyczną przy odprawie.

Jak mogę uzyskać hotel, który akceptuje płatność kartą kredytową mojego pracodawcy, zamiast nalegać na użycie mojej karty osobistej?

„Niestety nie mam osobistej karty kredytowej”.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​poprosą cię o pozostawienie depozytu gotówkowego na napoje zabrane z minibaru, który zostanie ci zwrócony podczas wymeldowania.

Po pierwsze, upewnij się, że masz przy sobie fizyczną dokumentację. Tak więc, jeśli firma ma umowę z hotelem, zabierz ze sobą kopię, jeśli jest e-mail, w którym zgodził się zaakceptować tę kartę, wydrukować itp.

To samo może rozwiązać problem w niektórych przypadkach. Klient mówiący „moja firma zgodziła się z hotelem X” to nie to samo, co dokument z łańcuchem z nagłówkiem, wysyłany przez główny oddział, który mówi X.

(Może to również pomóc wyjaśnić pozycję obu, ponieważ w X-with-company-Y może być drobny druk, o którym ani ty, ani urzędnik nie wiedzieliście)

Może się jednak zdarzyć, że twierdzą, że przyjęcie karty kredytowej pracodawcy jest „niemożliwe”, a nawet „nielegalne”. Niech udokumentują to . Poproś ich o dostarczenie formularza potwierdzającego, że poprosiłeś ich o zaakceptowanie karty 1234, zgodnie z dokumentem XYZ, ale że nie mogą tego zrobić, ponieważ <ich usprawiedliwienie> nie ma innej opcji niż użycie Twojej osobistej karty kredytowej i że akceptują że jeśli jest to błąd z ich strony, będą oni odpowiedzialni za wszelkie lub związane z tym dodatkowe koszty. Poproś pracownika o podpis, a najlepiej także pieczątkę hotelową.

Najlepiej przygotuj tekst z wyprzedzeniem i zapoznaj się z działem prawnym i przygotuj taki dokument wraz z odpowiednim legalesem i polem, w którym mogą wypełnić opis problemu.

Jeśli naprawdę nie można tego zrobić inaczej, nie powinno być problemu z potwierdzeniem tego na piśmie, prawda?

Prawdopodobnie dowiesz się o tym, zanim to zrobią, będą bardzo się starać, aby to zrobić. Lub nagle istnieje inna alternatywa.

Jeśli odmówią, argumentuj, że musisz uzasadnić taką nieprawidłowość (w końcu, dlaczego Twoja firma miałaby ci zwrócić, jeśli wszystko załatwiła już?). Jeśli tak, daj im swoją kartę osobistą i kontynuuj. Później w biurze księgowi mogą przejrzeć stwierdzony problem i wybrać najlepszy sposób działania. Możliwe, że część umowy z hotelem była niejasna i muszą oni dodać dodatkowe klauzule przy następnej rezerwacji. Możliwe, że wina leży po stronie hotelu, w którym to przypadku masz zarówno dokument, w którym zgadzają się na przyjęcie karty, jak i inny dokument, w którym odmawiają przyjęcia karty, co wydaje się dość oczywistym argumentem za wnioskiem o zwrot firmie podatków, koszty pracy księgowych przetwarzających Twój zwrot, konsekwencje naruszenia bezpieczeństwa karty z powodu naruszenia... Lub wolą nie podejmować działań w tej sprawie (jeszcze), po prostu złożyć skargę do łącznika hotelowego, który zgodził się przyjąć kartę (co powinno uświadomić hotelowi problem, np. Może zmusić ich do nauczenia swoich urzędników na temat właściwą procedurę w tych przypadkach), a nawet nic nie robić. W każdym razie zmuszasz hotel do stwierdzenia sprzeczności i powinien być punktem wyjścia.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​przy zameldowaniu hotele wezmą kartę kredytową i wstrzymają ją, ale nie sfinalizują opłaty do końca pobytu. Możesz dać im osobistą kartę, a kiedy będziesz już w pokoju, zadzwoń do biura biznesowego i poproś, aby załatwili sprawę w hotelu przed wymeldowaniem.

Od kilku lat robię to, co chcesz. Mój pracodawca korzysta z dużego biura podróży Concur. Kiedy rezerwuję hotel przez Concur, podają mu wirtualny numer karty kredytowej. (Nigdy nie ufają mi z tym numerem!) Kiedy się melduję, zwykle działa. Przed podróżą mogę zadzwonić do hotelu i sprawdzić, czy wszystko jest ustawione.

Wyjątkiem byłyby bardzo małe hotele i stawki specjalne, takie jak konferencje, które należy zarezerwować na stronie konferencji. Dla nich używam mojego CC.